I promemoria per i giustificativi mancanti sono disponibili di default nei piani Essential, Business ed Enterprise. A partire dal 01/10, questa funzionalità è disponibile anche per chi passa ai piani Smart e Premium secondo il nuovo listino prezzi (maggiori dettagli qui).
Come posso gestire i promemoria per i giustificativi?
Per facilitare la raccolta dei giustificativi su Qonto, inviamo:
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promemoria settimanali agli iniziatori delle transazioni, evidenziando le transazioni senza allegati
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riepiloghi settimanali dei giustificativi mancanti al Titolare del conto e agli Admin
Questi promemoria sono attivati di default.
💡 I giustificativi su Qonto hanno valore probatorio, il che significa che le organizzazioni non hanno più bisogno di conservare i giustificativi cartacei: i giustificativi cartacei e digitali hanno lo stesso valore legale.
Il Titolare del conto e gli Admin possono disattivare e riattivare i promemoria per giustificativi su Desktop:
1. Vai alla sezione Impostazioni
2. Clicca su Promemoria per giustificativi mancanti
3. Scegli l'automazione che vuoi disattivare o riattivare
👆 Non è possibile disattivare le notifiche su mobile.
Come posso impostare regole per bloccare automaticamente le carte in caso di troppi giustificativi mancanti?
La funzionalità è disponibile con l'estensione Gestione e controllo delle spese
Come creare o aggiornare le regole?
Per obbligare i titolari di carte a caricare i loro giustificativi su Qonto, gli Admin e i Titolari del conto possono impostare una regola per bloccare automaticamente le carte dopo troppi giustificativi in ritardo.
Per impostare le regole, gli Admin e i Titolari del conto devono andare su Impostazioni → Regole per giustificativi mancanti → attivare il pulsante Blocco automatico carte.
Gli Admin e i Titolari del conto devono definire i parametri delle regole:
- Segnare i giustificativi come in ritardo dopo x giorni
- Bloccare le carte dopo x giustificativi in ritardo
- Applicare a: tutti i membri del team con carte OPPURE selezionare membri specifici del team
- Selezionare o non selezionare: applicare automaticamente alle carte dei nuovi membri del team
I titolari di carte saranno avvisati via email e notifica push quando le regole vengono create o aggiornate.
Le regole si applicheranno a tutte le carte di un titolare di carta.
Lessico:
Giustificativi in ritardo: una transazione senza giustificativo dopo X giorni (definiti nelle regole)
Giustificativi mancanti: una transazione senza giustificativo
Come vengono informati i titolari di carte prima che la carta venga bloccata?
- 3 giorni prima del blocco della carta: email e notifica push
- 1 giorno prima del blocco della carta: email e notifica push
- Quando la carta viene bloccata: email e notifica push
Come sbloccare una carta?
- L'Admin e il Titolare del conto saranno informati quando una carta viene bloccata: l'Admin e il Titolare del conto possono sbloccare temporaneamente la carta. Lo sblocco durerà solo pochi minuti o ore, poi la carta rimarrà bloccata finché il titolare non carica i giustificativi in ritardo o viene rimosso dalle regole
- I titolari di carte caricano i loro giustificativi in ritardo. Potrebbero essere necessari alcuni minuti o ore per sbloccare la carta
Come controllare quanti giustificativi in ritardo ha un titolare di carta?
- Sezione Carte → Carte del team → seleziona una carta e, nel pannello laterale, visualizza il numero di giustificativi in ritardo del titolare della carta
- Transazioni → seleziona il filtro Giustificativi in ritardo + aggiungi il filtro Membro del team
Se vuoi visualizzare tutti i tuoi giustificativi mancanti, leggi questo articolo 👉 https://support-it.qonto.com/hc/it/articles/23949932045073-Come-posso-avere-una-migliore-visibilit%C3%A0-sui-giustificativi-mancanti