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Come faccio a creare una fattura?

  • Aggiornato

👉 Buono a sapersi: Questo articolo riguarda solo società registrate in Italia. 🇮🇹
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Puoi facilmente creare e gestire le fatture dei clienti direttamente sul tuo account Qonto per semplificare il processo di pagamento. Questa funzionalità è disponibile per tutti i piani ed è accessibile dai ruoli di Owner e Admin. I commercialisti possono accedere alle fatture dei clienti ma non possono crearle.

 

Per generare una fattura con Qonto, connettiti alla tua interfaccia da computer e clicca su Fatturazione dalla sezione del menù laterale, oppure da app su telefono cliccando su Altro in basso a destra e clicca infine su Fatturazione.

 

💡 Se stai creando la tua prima fattura, avrai la possibilità di esplorare lo strumento di fatturazione attraverso una demo. Puoi anche caricare la tua ultima fattura e il sistema leggerà automaticamente i contenuti per completare le informazioni necessarie nelle impostazioni della fattura.

 

☝️ Il formato predefinito per le fatture generate tramite lo strumento di fatturazione di Qonto è la fattura elettronica.

 

1. Imposta la numerazione automatica delle fatture

  • Rivedi il numero di fattura suggerito o inseriscine uno nuovo tramite le Impostazioni di fatturazione.
  • Una volta confermato, Qonto genererà automaticamente numeri di fattura unici e sequenziali per le future fatture.

Se non vuoi che la numerazione ricominci da 001 all'inizio di un nuovo anno, puoi modificare manualmente la numerazione come descritto sopra. Le normative non prescrivono nessuna delle due opzioni. È semplicemente pratica comune iniziare con 001 all'inizio di un nuovo anno fiscale.

 

👉 Se vuoi attivare la numerazione manuale delle fatture, clicca qui e scorri giù fino al paragrafo "Numerazione manuale delle fatture".

 

 

2. Inserisci i dati del cliente

Inserire le informazioni del tuo cliente è molto semplice: ti basta creare un nuovo cliente o aggiungerne uno esistente.

Tieni presente che al momento non è possibile emettere fatture verso enti pubblici, quali Comune, Provincia, Università e così via.

 

a. Aggiungi un nuovo cliente

Se stai creando una fattura per la prima volta, clicca su sul tasto "+"per aggiungere un nuovo cliente.

Successivamente, indica se il tuo cliente è un’impresa, un professionista o una persona fisica e compila le informazioni richiesta dal formulario.
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💡Se il tuo cliente ha una partita IVA italiana, puoi inserire il valore con o senza IT davanti. Se si tratta invece di un cliente estero, dopo aver selezionato il paese corretto, assicurati che la partita IVA del tuo cliente presenti un codice paese diverso da IT, prima delle cifre IVA (ad esempio, GB000000000 per il Regno Unito, DE000000000 per la Germania e FR00000000000 per la Francia).
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Nel caso in cui il tuo cliente non parlasse la lingua del paese in cui è registrata la tua azienda, hai la possibilità di impostare la lingua in cui verrà emessa la fattura.
Puoi scegliere tra inglese, francese, spagnolo, italiano e tedesco. È possibile selezionare una valuta diversa per l'emissione del preventivo e delle fatture del cliente, se non in euro.


​Controlla la correttezza delle informazioni e clicca su Conferma.

Le informazioni del tuo cliente verranno salvate e non dovrai inserirle nuovamente per le prossime fatture!

 

b. Selezionare un cliente già esistente

Apri il menù a tendina e seleziona il cliente verso cui desideri inviare la tua fattura.​

 

👆 Se vuoi importare la tua lista di clienti tramite un file o un'integrazione, visita questo articolo per scoprire come fare.

 

3. Riutilizzo e aggiunta di articoli nel tuo catalogo

Puoi aggiungere prodotti e/o servizi al tuo catalogo Qonto e integrarli facilmente nei tuoi preventivi e fatture seguendo questi passaggi:

  1. Accedi alla voce **Prodotti e servizi** all’interno della sezione **Fatture** del tuo conto, da computer o telefono.
  2. Clicca su **Aggiungi nuovo articolo** da computer o utilizza il pulsante (+) da telefono
  3. Compila tutte le informazioni richieste, inclusi nome, prezzo, valuta, quantità, unità e IVA. Se ne hai bisogno puoi aggiungere una descrizione, un link esterno e le tue note personali.
  4. Quando crei un preventivo o una fattura, seleziona gli articoli da fatturare direttamente dal tuo catalogo per un processo rapido e senza errori.

👆 Se desideri importare la tua lista di articoli tramite un file, visita questo articolo per scoprire come fare.

 

4. Crea una fattura

È ora il momento di creare la tua fattura.

  • 🖥️ Dal tuo computer, vai su Fatture > Fatture dei clienti, nel menù a sinistra. Poi clicca su Crea fattura nell'angolo in alto a destra dello schermo.
  • 📲 Dall'applicazione Qonto sul tuo cellulare, vai su Menù > Fatture dei clienti > seleziona “+”.

 

In alternativa, puoi duplicare una fattura esistente selezionandola dalla tua lista di fatture e cliccando sull'icona di duplicazione (disponibile solo tramite l'app web).

 

Puoi creare due tipi di fatture:

  • Fatture standard per la fatturazione regolare
  • Fatture di acconto quando hai bisogno di richiedere un pagamento anticipato dai tuoi clienti

Quando crei una fattura, compila i campi richiesti come indicato:

  • Scegli il tipo di fattura. Per impostazione predefinita, verrà creata una fattura standard. Per creare una fattura di acconto, attiva l'opzione "Fattura di acconto" nella sezione Dettagli della fattura.
  • Data di emissione e Data di scadenza;
  • Numero d’ordine (facoltativo);

     

  • Prodotti e servizi: Puoi aggiungere uno o più oggetti alla tua fattura in base ai servizi o ai prodotti che stai addebitando al cliente. Ogni articolo deve contenere un titolo, una descrizione (facoltativa), la quantità, l’unità dell'articolo (opzionale), il prezzo unitario, l’aliquota IVA, e lo sconto (se necessario).

     

    💡Se l’oggetto in questione è esente da IVA, puoi impostare un’aliquota dello 0% e selezionare il motivo dell’esenzione dal menù a tendina in basso.

     

  • Dettagli fiscali (pensione/contributi INPS, ritenuta fiscale e marca da bollo sono opzionali - da aggiungere in base alla propria situazione specifica);

     

    ☝️Buono a sapersi: Il costo della marca da bollo di una fattura non viene conteggiato nel saldo finale, che include solo Totale (IVA esclusa) e Importo totale IVA.

     

    Per pagare l’imposta di bollo delle tue fatture, accedi al tuo cassetto fiscale.

     

    Se hai bisogno di informazioni più precise su come pagare l’imposta di bollo, puoi consultare il sito ufficiale dell’Agenzia delle Entrate.
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  • Scegli il Metodo di pagamento, Condizioni di pagamento e Conto da accreditare;

     

  • Opzionale: aggiungi uno sconto all'importo totale della tua fattura. Puoi applicare lo sconto in due modi:

    • Inserire un importo specifico (ad esempio, €50)

    • Impostare una percentuale (ad esempio, 10%)

      Questo sconto sarà calcolato automaticamente e visualizzato chiaramente.

 

  • Infine, aggiungi ulteriori informazioni alla voce Termini, condizioni e note legali: Il tuo numero di partita IVA, tuo numero di identificazione fiscale o il certificato di identificazione fiscale sono informazioni obbligatorie da aggiungere manualmente in questa sezione. Se vuoi, puoi anche aggiungerne altre facoltative (clicca qui per maggiori informazioni).
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    ☝️ Importante in caso di conti multipli:

    Affinché il pagamento sia associato con la fattura corrispondente, il tuo cliente deve effettuare il bonifico direttamente all'IBAN indicato sulla fattura.

 

5. Verifica le informazioni aggiuntive

Per maggiori informazioni su quali informazioni aggiuntive devi inserire nella tua fattura, puoi fare riferimento a questo articolo: Quali informazioni aggiuntive deve contenere la fattura del cliente?

 

In generale, le informazioni aggiuntive obbligatorie sono:

  • Il tuo numero di partita IVA;

  • Il tuo numero di identificazione fiscale o il certificato di identificazione fiscale.

 

 

6. Personalizza la tua fattura (opzionale)

Puoi personalizzare le tue fatture per riflettere il tuo brand seguendo questi passaggi:

Dettagli aziendali

  • Aggiungi il tuo logo: Carica un file JPEG o PNG (dimensione massima di 5 MB) tramite la scheda "Impostazioni" in alto allo schermo.
  • Imposta l'indirizzo email del mittente: Specifica l'indirizzo email che vuoi mostrare sulla tua fattura.
  • Imposta un numero di partita IVA per le tue fatture.
  • Imposta il tipo di transazione, che sia Beni o Servizi.
  • Imposta la condizione di pagamento dell'IVA secondo le tue esigenze: sia al ricevimento che all'addebito.
  • Inserisci la tua quota di Capitale e il numero RCS.
  • Cambia i colori della tua fattura: puoi personalizzare il colore del brand e il colore del testo.

Nota: Le modifiche di personalizzazione si applicheranno solo alle fatture future e possono essere modificate in qualsiasi momento. Le fatture precedenti non verranno aggiornate con il nuovo logo o le modifiche all'email.

Termini e condizioni

  • Imposta le condizioni di sconto relative al pagamento.
  • Imposta le penali per ritardato pagamento per le tue fatture.
  • Imposta il compenso fisso legale relativo al pagamento delle tue fatture.

È quasi fatta! Dai un'ultima occhiata alle informazioni inserite e clicca su Crea Fattura o Emetti fattura quando sei pronto, o su Salva bozza se preferisci ultimarla in un secondo momento.

 

Puoi condividere la bozza con il tuo cliente cliccando su “Condividi con il tuo cliente” oppure, se non sei sicuro della correttezza delle informazioni e hai bisogno di aiuto per compilare i dati fiscali, puoi condividerla con il tuo commercialista di fiducia cliccando su “Condividi con il tuo commercialista”. Per maggiori informazioni ti invitiamo a consultare questo articolo dedicato: Come creare e condividere le bozze delle fatture elettroniche?

 

Una volta confermata l'emissione della fattura, questa verrà automaticamente trasferita al Sistema di Interscambio per l'approvazione. Potrai rimanere aggiornato sullo stato della tua fattura dalla sezione Fatturazione (clicca qui per maggiori informazioni su come monitorare lo stato delle tue fatture).

 

7. Condividi la tua fattura

Puoi scegliere se condividere la fattura con il tuo cliente in due modi:

 

a. Tramite email

Dalla sezione Fatturazione, clicca sulla fattura in questione e poi su Invia la fattura in basso a destra dello schermo. Inserisci l’email del destinatario (puoi anche inserirne più di uno, separando gli indirizzi con una virgola) e personalizza l’oggetto e il messaggio della tua email.

Per facilitare il tracciamento dell’email, puoi spuntare la casella Inseriscimi in cc in fondo alla pagina. Quando hai terminato, clicca su Invia.

 

b. Tramite link

Se preferisci inviare la fattura dal tuo indirizzo email personale o tramite un altro canale (per esempio, WhatsApp), vai su Fatturazione, clicca sulla sezione Condividi tramite link e copia il link URL da condividere con i tuoi clienti.

 

 

8. Scarica la tua fattura

Puoi selezionare e scaricare fatture singole, o l'insieme delle fatture che desideri in un solo file (zip) compresso, che verrà automaticamente inviato al tuo indirizzo email.

Questo file contiene tutte le fatture selezionate in PDF, e può essere inoltrato al tuo commercialista o qualsiasi altra persona di tua scelta.

 

Per maggiori informazioni su come scaricare le tue fatture in formato PDF, puoi fare riferimento a questo articolo: Dove trovo le mie fatture Qonto?

 

 

Considera che hai a disposizione un pacchetto di 400 elementi contabili (tra fatture attive, fatture passive e note di credito).

Per esempio, puoi creare 200 fatture attive con 50 note di credito e ricevere 150 fatture passive. Non importa quanti elementi crei (o ricevi), purché ti mantenga entro il limite delle 400 voci contabili.

 

Dopo 365 giorni dal momento in cui crei il tuo primo elemento contabile, il conteggio ritorna nuovamente a 400.

Hai raggiunto il limite? Contatta il nostro team!

 

9. Annullare la tua fattura

Hai commesso un errore e vuoi annullare la tua fattura? Puoi fare riferimento a questo articolo.
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