Quando crei le fatture per i tuoi clienti, è essenziale comprendere e aggiungere correttamente le informazioni richieste per garantirne la conformità legale. Che tu sia un micro-imprenditore, una PMI o una grande impresa, ecco alcuni concetti per guidarti sulle informazioni obbligatorie e facoltative da includere nelle tue fatture.
💡 Se desideri aggiungere informazioni alle tue fatture ma non esiste un campo specifico a questo scopo, puoi utilizzare le aree di testo intitolate Intestazione (facoltativa) e Note aggiuntive (facoltative) nella parte inferiore della pagina quando aggiungi i tuoi Prodotti e servizi. Le informazioni inserite possono essere salvate e riutilizzate per le tue future fatture.
1. Informazioni obbligatorie comuni
Qualsiasi fattura, indipendentemente dal destinatario (professionista o privato), deve includere le seguenti informazioni obbligatorie:
🪪 Identità del venditore o fornitore del servizio:
- Ragione sociale (o nome/cognome per un imprenditore individuale)
- Indirizzo della sede legale o dello stabilimento emittente (se diverso dalla sede legale)
- Numero SIREN o SIRET
- Numero RCS e città del tribunale di registrazione (per le società commerciali)
- Forma giuridica e importo del capitale sociale (per le società)
- Numero di partita IVA
- Recapiti di contatto (email o PEC)
👤 Dettagli del cliente
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Nome/cognome (cliente privato) o ragione sociale/denominazione commerciale del cliente (professionista)
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Indirizzo completo del cliente
ℹ️ I clienti privati possono opporsi all'inserimento del loro indirizzo sulla fattura per motivi legittimi
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Indirizzo di fatturazione (se diverso dall'indirizzo principale)
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Riferimento all'ordine (ordine di acquisto, preventivo, ecc.) se esiste
- Numero di partita IVA
- Codice destinatario o indirizzo PEC per la ricezione della fattura elettronica (se applicabile)
🛍️ Descrizione e dettagli dei prodotti o servizi:
- Natura dei prodotti/servizi
- Quantità
- Unità di misura
- Prezzo unitario IVA esclusa
- Aliquota IVA applicabile a ciascun prodotto/servizio
- Descrizione dettagliata e qualità di beni/servizi
- Eventuali sconti
- Data della prestazione
📄 Altre informazioni
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Numero di fattura: La numerazione deve essere cronologica, unica e continua. Una numerazione errata può essere motivo di rifiuto durante un controllo fiscale e portare a sanzioni.
💡 Se utilizzi più strumenti, assicurati che ogni strumento utilizzi una serie distinta di numeri (ad esempio, prefissi diversi) o implementa un sistema di numerazione centralizzato.
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Data di emissione della fattura, e data della vendita o della prestazione del servizio (se diversa dalla data di emissione)
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Data o scadenza di pagamento
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Importo totale da pagare IVA esclusa, IVA inclusa e aliquota IVA
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Numero di partita IVA intracomunitaria del venditore (se soggetto a IVA)
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Riduzioni di prezzo (sconti, abbuoni, rimborsi) acquisiti alla data della vendita/servizio e direttamente correlati a questa operazione
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Condizioni di sconto in caso di pagamento anticipato
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Termini e condizioni generali (o riferimento a essi)
- Condizioni di sconto: puoi informare il tuo cliente se desideri o meno concedere uno sconto per il pagamento anticipato.
- Penali per ritardato pagamento: puoi scegliere tra l'applicazione del tasso BCE + 10%, tre volte il tasso di interesse legale, o concordare un tasso diverso con il tuo cliente.
- Indennizzo forfettario legale: Questa penale di €40 si applica a ogni fattura pagata dopo la sua scadenza e non può essere modificata.
2. Informazioni obbligatorie specifiche
A seconda del tipo di impresa, potrebbe essere necessario aggiungere determinate informazioni alle fatture dei clienti, oltre ai campi sopra menzionati. Queste informazioni aggiuntive possono essere correlate alla forma giuridica della tua impresa, al/i prodotto/i o servizio/i che offri, al cliente e/o alle condizioni di pagamento.
Ecco alcuni esempi di casi specifici comuni, non esaustivi:
Micro-imprenditori o lavoratori autonomi
- Menzione "Imprenditore Individuale" o "EI" (se applicabile)
- Menzione "IVA non applicabile, art. 293 B del CGI" se benefici della franchigia IVA
- Menzione "IVA non applicabile, art. 262 ter 1 del CGI" se sei esente da IVA per forniture intracomunitarie di beni
Possono applicarsi altri regimi di esenzione che richiedono una menzione specifica.
Fatture in valute estere
- Importo nella valuta estera e corrispondente importo in euro (IVA esclusa / IVA inclusa)
- Importo IVA nella valuta estera e in euro (poiché viene pagata all'amministrazione fiscale francese)
- Tasso di cambio utilizzato per la conversione e data del tasso di cambio applicato
Società
- Forma giuridica (SARL, SAS, SA, ecc.)
- Importo del capitale sociale
- Menzione "società in liquidazione" (se applicabile)
Commercianti
- Numero di iscrizione RCS (Registro del Commercio e delle Società)
- Città del tribunale dove la società è registrata
Consegne di beni
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Il luogo di consegna anche se coincide con l’indirizzo del cliente. Richiesto dalla normativa IVA italiana (DPR 633/72)
Artigiani
- Numero di iscrizione all'Albo degli Artigiani (RM)
- Camera dell'artigianato da cui dipendono
3. Informazioni facoltative, complementari
Queste menzioni non sono obbligatorie ma possono essere utili:
- Venditore o fornitore di servizi:
- Codice NAF/APE (Nomenclatura francese delle attività)
- Coordinate bancarie (IBAN, BIC)
- Cliente:
- Dettagli di contatto del servizio clienti
- Numero SIREN o SIRET del cliente (consigliato ma non strettamente obbligatorio)
- Numero di partita IVA intracomunitaria del cliente
- Indirizzo di consegna : facoltativo sulla fattura (ma utile per la tracciabilità)
- Prodotti e servizi:
- Altre informazioni:
- Menzione della categoria dell'operazione: vendita, prestazione di servizio o entrambi vendita e servizio distinti (diventerà obbligatorio nell'ambito della fatturazione elettronica)
- Termini di consegna
- Periodo di garanzia
🎉 Tutto pronto? Dai un'ultima occhiata ai campi compilati, clicca su Crea una fattura per emetterla e inviarla al tuo cliente via email o utilizzando un link pubblico dedicato.
Questo articolo di supporto è fornito solo a scopo informativo e non impegna la responsabilità di Qonto in caso di fatture non conformi. Assicurati di verificare i siti web ufficiali governativi o consultare un commercialista / o un avvocato per verificare i requisiti specifici per la tua impresa.