Raccolta giustificativi

Per ottimizzare al meglio la gestione dei giustificativi di spesa, hai la possibilità di inoltrarci via email, ad un indirizzo dedicato, fatture e ricevute. Qonto le associa automaticamente alle transazioni corrispondenti all'interno della tua app. In questo modo non dovrai più aggiungerli manualmente!

Questa funzionalità è valida solo per i pagamenti in uscita ed è disponibile di base nei piani Smart, Premium, Essential, Business ed Enterprise. A partire dal 01/10 questa funzionalità è disponibile anche per chi passa al piano Basic secondo le nuove tariffe (maggiori dettagli qui).

E per i giustificativi cartacei? Se li hai caricati sulla tua app Qonto dopo il mese di dicembre 2020 e hai un piano Standard o Premium, Qonto può certificarli con valore probatorio: offrendo lo stesso valore legale degli originali cartacei. Clicca qui per saperne di più.

Come funziona?

Puoi inoltrare i tuoi giustificativi di spesa via email ad un indirizzo email dedicato: ogni documento viene poi automaticamente associato alla transazione corrispondente all'interno della tua app Qonto. Per visualizzare l'indirizzo email, devi accedere da computer alla tua app Qonto e cliccare sul nome della tua impresa poi su Impostazioni > Strumenti personalizzati > Inoltro dei giustificativi.

☝️ Importante: Assicurati di inviare questi documenti dall'indirizzo email che usi in Qonto, poiché un indirizzo esterno non verrà riconosciuto.

Il nostro algoritmo rileva automaticamente queste informazioni e abbina la ricevuta alla transazione corrispondente. Successivamente, apparirà magicamente nella tua applicazione Qonto! Come vantaggio aggiuntivo, l'IVA viene rilevata e applicata automaticamente alla transazione in Qonto 😉

Le ricevute contenute nel corpo dell'email invece che come allegato (come una ricevuta di Uber, ad esempio), vengono convertite in un PDF e associate alla transazione.

Posso utilizzare un indirizzo email esterno o generico per gestire fatture e ricevute?

Sì, puoi. Inoltre, questo permetterà ai tuoi dipendenti di inoltrare le loro ricevute di spesa anche se non sono membri di Qonto!

Puoi impostare questo processo facilmente:

1. Autorizza un indirizzo email: Nelle impostazioni della tua app, semplicemente autorizza l'indirizzo email che desideri utilizzare. Una volta autorizzato, il nostro sistema riconoscerà questo indirizzo e qualsiasi ricevuta inviata da esso sarà automaticamente accettata ed elaborata.

2. Inoltro automatico: Imposta l'inoltro automatico dall'indirizzo email esterno che hai scelto direttamente al tuo indirizzo email dedicato di Qonto. In questo modo, i tuoi dipendenti possono inviare le loro ricevute all'indirizzo email che hai indicato. Questo indirizzo inoltrerà automaticamente le ricevute al tuo indirizzo email di Qonto, permettendo di importarle nel tuo account e associarle ai pagamenti corretti. Scopri di più su come configurare l'automazione tra Gmail e Qonto.

Questa funzione è progettata per fornire flessibilità ed efficienza nell'elaborazione di tutti i documenti finanziari rilevanti, indipendentemente dall'indirizzo email di origine.

☝️ Nota: Puoi autorizzare solo un indirizzo email alla volta nel sistema.

Quali sono i passaggi dopo che invio una ricevuta a Qonto via email?

Una volta ricevuti i tuoi giustificativi, ci sono tre possibilità:

1. Nella maggior parte dei casi, associamo automaticamente il giustificativo alla transazione corrispondente. Ti inviamo poi un'email di conferma con un link che ti rimanda, da computer, sulla tua app Qonto e che ti consente così di apportare modifiche se lo desideri.

2. Se non siamo sicuri di aver trovato la giusta transazione, ti proponiamo dei suggerimenti. Ti basta cliccare sul link comunicato per selezionare la giusta transazione tra quelle suggerite.

3. Se non riusciamo a trovare la giusta transazione da associare ai giustificativi, te lo comunichiamo via email. In tal caso, è possibile:

   - recuperare la ricevuta e abbinarla manualmente alla transazione corretta dalla sezione Fatturazione

   - scaricare la ricevuta e allegarla manualmente dalla sezione Transazioni.

    

   💡 Buono a sapersi: se una fattura viene inoltrata prima che la transazione sia completata, puoi comunque inoltrarci il documento. Lo abbineremo automaticamente alla transazione una volta completata.