Per una gestione ottimizzata delle ricevute digitali e delle fatture dei fornitori, puoi inoltrarle direttamente a Qonto tramite e-mail. Le abbineremo automaticamente alle transazioni corrispondenti, quando possibile, così non dovrai più aggiungerle manualmente.
Questo inoltro garantisce che i tuoi documenti arrivino esattamente dove devono, rendendo il tuo flusso di lavoro più pulito e organizzato.
Questa funzionalità è valida solo per i pagamenti in uscita ed è disponibile di base nei piani Smart, Premium, Essential, Business ed Enterprise. A partire dal 01/10 questa funzionalità è disponibile anche per chi passa al piano Basic secondo le nuove tariffe (maggiori dettagli qui).
E per i giustificativi cartacei? Se li hai caricati sulla tua app Qonto dopo il mese di dicembre 2020 e hai un piano Standard o Premium, Qonto può certificarli con valore probatorio: offrendo lo stesso valore legale degli originali cartacei. Clicca qui per saperne di più.
Come funziona?
Puoi inoltrare i tuoi giustificativi di spesa via email ad un indirizzo email dedicato: ogni documento viene poi automaticamente associato alla transazione corrispondente all'interno della tua app Qonto. Per visualizzare l'indirizzo email, devi accedere da computer alla tua app Qonto e cliccare sul nome della tua impresa poi su Impostazioni > Strumenti personalizzati > Inoltro dei giustificativi.
Hai a disposizione due indirizzi e-mail per l'inoltro dei documenti:
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Uno per inoltrare le ricevute da abbinare alle transazioni (formato: receipts-xxx-xxx@inbox.qonto.com).
- Utilizzo: ricevute e documenti di spesa da abbinare alle transazioni esistenti
- Dove va inserito: abbinato automaticamente alla transazione corrispondente, quando possibile, oppure nella sezione Revisione documenti, dove suggeriremo le possibili transazioni corrispondenti
- Ideale per: ricevute quotidiane, note spese, giustificazioni delle transazioni
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Uno per le fatture da pagare (formato: pay-xxx-xxx@inbox.qonto.com)
- Utilizzo: Fatture dei fornitori che devono essere pagate
- Dove va inserito: Direttamente alla sezione Fatture fornitori, pronta per l'elaborazione dei pagamenti
- Ideale per: Fatture da pagare, fatture dei fornitori, richieste di pagamento
- Accesso rapido: puoi trovare questo indirizzo e-mail anche direttamente nella sezione Fatture fornitori
Il nostro algoritmo rileva automaticamente queste informazioni e abbina la ricevuta alla transazione corrispondente. Successivamente, apparirà magicamente nella tua applicazione Qonto! Come vantaggio aggiuntivo, l'IVA viene rilevata e applicata automaticamente alla transazione in Qonto 😉
Le ricevute contenute nel corpo dell'email invece che come allegato (come una ricevuta di Uber, ad esempio), vengono convertite in un PDF e associate alla transazione.
Quali sono i passaggi dopo che invio una ricevuta a Qonto via email?
Quando inoltri una fattura a pay-xxx-xxx@inbox.qonto.com:
- Qonto elabora la fattura ed estrae i dettagli di pagamento (importo, fornitore, data di scadenza, ecc.)
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La fattura viene visualizzata nella sezione Fatture fornitori:
- La fattura viene inserita direttamente nella sezione Fatture fornitori, pronta per essere elaborata
- Tutte le informazioni estratte sono precompilate
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Azioni possibili:
- Paga immediatamente - elabora subito il pagamento
- Pianifica il pagamento - imposta una data di pagamento futura (utile per gestire le scadenze)
- Crea una richiesta di pagamento - richiedi l'approvazione prima di pagare
💡 Le tue fatture sono organizzate e pronte per essere pagate in pochi secondi, con la massima flessibilità in termini di tempistiche e flussi di lavoro di approvazione.