Raccolta giustificativi
Per ottimizzare al meglio la gestione dei giustificativi di spesa, hai la possibilità di inoltrarci via email, ad un indirizzo dedicato, fatture e ricevute. Qonto le associa automaticamente alle transazioni corrispondenti all'interno della tua app. In questo modo non dovrai più aggiungerli manualmente!
Questa funzionalità è valida solo per i pagamenti in uscita ed è disponibile di base nei piani Smart, Premium, Essential, Business ed Enterprise. A partire dal 01/10 questa funzionalità è disponibile anche per chi passa al piano Basic secondo le nuove tariffe (maggiori dettagli qui).
E per i giustificativi cartacei? Se li hai caricati sulla tua app Qonto dopo il mese di dicembre 2020 e hai un piano Standard o Premium, Qonto può certificarli con valore probatorio: offrendo lo stesso valore legale degli originali cartacei. Clicca qui per saperne di più.
Come funziona?
Puoi inoltrare i tuoi giustificativi di spesa via email ad un indirizzo email dedicato: ogni documento viene poi automaticamente associato alla transazione corrispondente all'interno della tua app Qonto. Per visualizzare l'indirizzo email, devi accedere da computer alla tua app Qonto e cliccare sul nome della tua impresa poi su Impostazioni > Strumenti personalizzati > Inoltro dei giustificativi.
💡 Buono a sapersi: assicurati di inviare fatture e ricevute dall'indirizzo email che usi con Qonto: un indirizzo email nuovo non verrebbe infatti riconosciuto. Puoi però inserire sulla whitelist un indirizzo email aggiuntivo e diverso da quello che usi con Qonto, come ad esempio l'email del team che gestisce i giustificativi. Per farlo, accedi da computer alla tua app Qonto. L'inserimento sulla whitelist è possibile per un solo indirizzo email alla volta.
Il nostro algoritmo rileva automaticamente le informazioni e associa il giustificativo di spesa alla transazione corrispondente all'interno della tua app!
✌🏻Buono a sapersi: se ricevi un giustificativo nel corpo di un'email (come ad esempio le ricevute di Uber) e non come allegato, non ti preoccupare, possiamo convertirlo in PDF e associarlo alla transazione. 😉
3 casi possibili
Una volta ricevuti i tuoi giustificativi, ci sono tre possibilità:
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Nella maggior parte dei casi, associamo automaticamente il giustificativo alla transazione corrispondente. Ti inviamo poi un'email di conferma con un link che ti rimanda, da computer, sulla tua app Qonto e che ti consente così di apportare modifiche se lo desideri.
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Se non siamo sicuri di aver trovato la giusta transazione, ti proponiamo dei suggerimenti. Ti basta cliccare sul link comunicato per selezionare la giusta transazione tra quelle suggerite.
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Se non riusciamo a trovare la giusta transazione da associare ai giustificativi, te lo comunichiamo via email. In tal caso, è possibile:
- recuperare la ricevuta e abbinarla alla transazione corretta dalla sezione Fatturazione
- scaricare la ricevuta e allegarla manualmente dalla sezione Transazioni.
💡 Buono a sapersi: se una fattura viene inoltrata prima che la transazione sia completata, puoi comunque inoltrarci il documento. Lo abbineremo automaticamente alla transazione una volta completata.