Centralizza tutti i documenti della tua attività e risparmia tempo 🚀 con la sezione Documenti di Qonto. Il tuo unico spazio per caricare, organizzare e recuperare qualsiasi documento.
La sezione Documenti funziona attraverso un semplice processo in tre fasi: carichi i documenti, Qonto ne rileva automaticamente il tipo e li archivia, e tutto ciò che non riesce a classificare finisce in un elenco breve da gestire rapidamente.
Questa funzionalità è disponibile su tutti i piani Qonto per tutti gli utenti su 💻 web, tramite la voce Documenti nel menu di navigazione principale.
Come faccio a caricare i documenti nella mia sezione Documenti?
Accedi alla tua sezione Documenti da diversi punti di ingresso. Qonto elabora tutti i documenti attraverso lo stesso processo:
- Caricamento diretto: Vai su Documenti nel menu di navigazione principale e trascina i file oppure clicca per caricarli. Puoi caricare fino a 20 file alla volta, con una dimensione massima di 15 MB per file.
- Scorciatoia dalla home page (su mobile): Usa la scorciatoia disponibile direttamente nella tua app Qonto.
- Inoltro tramite e-mail: Inoltra i documenti al tuo indirizzo e-mail Qonto dedicato.
Non c'è alcun limite sul tipo di documento nella fase di caricamento. Fatture, ricevute, contratti, buste paga e altro ancora sono tutti accettati.
Una volta caricato, Qonto si occupa di tutto in background: rileva il tipo di documento, lo classifica, ne estrae le informazioni principali e lo archivia automaticamente. Devi intervenire solo per i documenti che non è riuscito a collocare autonomamente.
Dove posso vedere cosa è successo ai miei documenti?
La scheda Recente della tua sezione Documenti ti offre una visione completa di ogni documento ricevuto, indipendentemente dal punto di ingresso utilizzato.
Per ogni documento, puoi vedere:
- Dove è stato archiviato automaticamente (ad esempio, associato a una transazione, inviato a Fatture del fornitore o conservato nel tuo archivio contabile)
- Se richiede ancora un'azione da parte tua
I documenti associati o archiviati con successo sono considerati completati e contrassegnati come tali. I documenti che richiedono il tuo intervento vengono visualizzati in un elenco dedicato, Azione richiesta. È qui che devi concentrare la tua attenzione.
Come posso classificare i documenti che Qonto non è riuscito ad archiviare automaticamente?
Quando Qonto non riesce a determinare automaticamente cosa fare con un documento, questo appare nel tuo elenco Azione richiesta con un'azione successiva suggerita.
In base al documento, potrebbe esserti richiesto di:
- Confermare il tipo di documento: se Qonto lo ha rilevato parzialmente o non lo ha rilevato affatto, seleziona il tipo corretto dall'elenco visualizzato.
- Scegliere una destinazione: per documenti come fatture o note di credito, quando non è chiaro dove indirizzarli (ad esempio, lato fornitore o lato cliente), scegli dove devono essere inviati.
- Associare a una transazione: per fatture, ricevute, buste paga e note di credito che non è stato possibile associare automaticamente, seleziona la transazione corretta tra i candidati proposti in ordine di rilevanza. L'importo viene precompilato in base ai dati estratti e può essere modificato prima di confermare.
Il processo è pensato attorno alla domanda "Cosa vuoi fare con questo documento?" piuttosto che chiederti di classificare i documenti da solo. Qonto si occupa del lavoro più pesante ogni volta che può.
Quali tipi di documenti posso archiviare?
Qonto supporta un'ampia gamma di tipi di documenti contabili e amministrativi nella scheda Registri aziendali. In base al tipo, l'archiviazione è automatica oppure richiede un rapido intervento manuale da parte tua.
I formati accettati sono PDF, JPG e PNG, con una dimensione massima di 15 MB.
Classificati e archiviati automaticamente. Nessuna azione richiesta:
- Fatture del fornitore, fatture al cliente e note di credito
- Ricevute
Supportati ma richiedono la conferma manuale del tipo:
- Buste paga, estratti conto e RIB
- Contratti di locazione e contratti di finanziamento
- Contratti commerciali e piani di pagamento
- Certificati URSSAF, avvisi fiscali e pratiche di dichiarazione dei redditi
- Bilanci annuali
- Ricevute di presentazione della dichiarazione IVA e ricevute di pagamento IVA
- Qualsiasi documento categorizzato come "Altro"
Quando è necessario un intervento manuale, Qonto te lo segnalerà nell'elenco Azione richiesta, dove potrai selezionare il tipo di documento corretto. Da quel momento, il documento viene archiviato automaticamente.
☝️ Per i documenti contabili (estratti conto, contratti, certificati, ecc.), puoi aggiornare il tipo di documento in qualsiasi momento. Per i documenti finanziari (fatture, ricevute, note di credito, ecc.), puoi modificare il tipo fino a quando il documento non viene associato a una transazione. Una volta associato, il tipo viene bloccato.
Come posso trovare un documento contabile archiviato in precedenza?
L'area Registri aziendali della tua Home dei Documenti è il luogo in cui vengono conservati tutti i documenti ufficiali della tua azienda (contabili, fiscali, finanziari, amministrativi…) e possono essere recuperati in qualsiasi momento da te, dal tuo commercialista o quando necessario per una dichiarazione fiscale.
Per trovare un documento, vai su Documenti nel menu di navigazione principale e consulta la sezione Registri aziendali. Puoi filtrare per tipo di documento per restringere la ricerca.
Anche il tuo commercialista interno ha accesso ai documenti contabili conservati qui.
⚠️ L'area Registri aziendali comprende attualmente tutti i documenti ufficiali della tua azienda. Usa i filtri per tipo di documento per trovare rapidamente ciò che ti serve.