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Come posso impostare un controllo a quattro occhi per i pagamenti?

  • Aggiornato

Proteggi la tua azienda da frodi e pagamenti non autorizzati con la funzionalità Autorizzazione dei bonifici di Qonto.

Questo controllo di sicurezza garantisce che nessuna singola persona—nemmeno il Titolare del conto—possa sia avviare che approvare da sola un bonifico di importo elevato. Un membro del team crea la richiesta di pagamento e una persona diversa deve verificarla e approvarla prima che il denaro venga trasferito.

Imposti una soglia di importo (ad esempio, 10.000 €) e qualsiasi bonifico pari o superiore a tale importo entra automaticamente in una coda di approvazione invece di essere eseguito immediatamente. Questa separazione dei compiti ti offre serenità man mano che il tuo team finance cresce.

Chi può accedere alla funzionalità della policy di doppia autorizzazione?

La policy di doppia autorizzazione è disponibile per le aziende con add-on e piani specifici:

Requisito relativo all'estensione:

  • Devi avere il modulo aggiuntivo Controllo spese del team attivo sul tuo conto.
  • Controllo spese del team è disponibile per i piani Team: Essential, Business ed Enterprise.

Modulo aggiuntivo richiesto:

  • Devi avere il modulo aggiuntivo Team Spend Controls attivo sul tuo conto.
  • Team Spend Controls è disponibile per i piani Team: Essential, Business ed Enterprise.

Disponibilità per mercato:

  • Disponibile in tutti i paesi in cui Qonto opera.

Accesso per piattaforma:

  • Configurazione della policy: 💻 Solo Web (devi utilizzare l'interfaccia desktop per impostare soglie e chi approva)
  • Approvazione ed esecuzione dei bonifici: Sia 💻 web che 📱 mobile (le approvazioni quotidiane funzionano su tutti i dispositivi)

Chi può configurare e approvare i bonifici soggetti alla policy?

La policy di doppia autorizzazione prevede tre azioni distinte, ciascuna disponibile per ruoli diversi:

Configurare la policy di pagamento:

  • Solo i Titolari e gli Admin possono configurare e modificare la policy sul 💻 web
  • Definirai l'importo soglia e indicherai chi può approvare i bonifici
  • La policy si applica solo ai nuovi bonifici creati dopo l'attivazione: non è retroattiva

☝🏼 Importante: per modificare una policy esistente, un altro admin deve approvare la richiesta di modifica. Si tratta di un ulteriore livello di sicurezza per garantire che nessun admin né titolare possa rimuovere la policy ed eludere la regola.

Avviare un bonifico (soggetto alla policy):

  • Tutti i ruoli (Titolari, Admin, Manager e Collaboratori) possono creare una richiesta di bonifico
  • Se l'importo e/o le condizioni della richiesta soddisfano la tua policy il bonifico entra in una coda di approvazione invece di essere eseguito immediatamente

Approvare ed eseguire un bonifico:

  • Titolari, Admin e Manager con permesso sui bonifici possono verificare e approvare i pagamenti in sospeso
  • La stessa persona che ha avviato il bonifico non può approvarlo: il sistema applica automaticamente questa separazione
  • Anche se una persona viene selezionata come approvatore in più passaggi, verrà esclusa dinamicamente dalle approvazioni successive se ha già agito sullo stesso bonifico, come richiedente o come approvatore in un passaggio precedente. In pratica, puoi assegnare la stessa persona a più passaggi del flusso di approvazione (incluso quello di pagamento): potrà semplicemente approvare una sola volta.

☝🏼 Da sapere: se gli stessi approvatori sono assegnati a più passaggi e, per effetto di questa regola di esclusione, rimane di fatto una sola persona a poter approvare un determinato passaggio, quest’ultimo viene completato automaticamente: non ti verrà chiesto di approvarlo una seconda volta.

☝🏼 Importante: se sei l'unica persona idonea ad approvare il tuo bonifico, il sistema mostrerà un avviso e ti impedirà di procedere. Hai 2 opzioni:

  • Assegna almeno due persone che approvano nella tua policy per evitare di restare bloccato sui tuoi bonifici
  • Combina la regola sull'importo con una regola sul richiedente "non è" e seleziona chi vuoi escludere dalla policy
Manager con accesso al team come approvatore:
 
Se selezioni un Manager con accesso al team come approvatore in un passaggio, ma il team del richiedente non ha un Manager assegnato (ad esempio, una persona del Marketing invia una richiesta e non è stato assegnato alcun Manager al team Marketing), la richiesta viene automaticamente reindirizzata al Titolare e a tutti gli Admin, così da non rimanere bloccata.
 
Per evitare questo indirizzamento, aggiorna il flusso di approvazione dall’app web oppure assegna un Manager a quel team, modificando il team o il ruolo di un membro esistente oppure invitando una persona come Manager del team.

Come posso configurare e attivare una policy di doppia autorizzazione?

Per configurare una policy di doppia autorizzazione che richieda una doppia approvazione per i bonifici, segui questi passaggi sul 💻 web:

  1. Vai su Impostazioni → Procedure di approvazione
  2. Seleziona Autorizzazione dei bonifici come tipo di procedura
  3. Definisci la tua soglia di importo e/o la condizione sul richiedente - qualsiasi bonifico pari o superiore a questo importo e/o richiesto dagli utenti designati richiederà l'approvazione prima dell'esecuzione 
  4. Designa chi approva—seleziona quali membri del team possono verificare e approvare le richieste di pagamento
    • Se necessario, puoi impostare un'approvazione multilivello con più di due persone nella catena
    • Assegna almeno due persone all'ultimo passaggio di approvazione per evitare di restare bloccato
  5. Salva e attiva la policy—si applicherà immediatamente a tutti i nuovi bonifici che soddisfano i criteri della soglia

Una volta attivata, la procedura funziona automaticamente: quando un utente avvia un bonifico che soddisfa le condizioni sull'importo e/o sul richiedente, il pagamento entra in una coda di approvazione in cui una persona diversa (non chi lo ha avviato) deve verificarlo, approvarlo ed eseguirlo.

Il sistema applica la separazione dei compiti tra chi avvia il bonifico e chi lo esegue—la stessa persona non può richiedere, approvare ed eseguire lo stesso pagamento.

💡 Nota: se hai già delle procedure di approvazione attive per le fatture dei fornitori o le note spese, l'attivazione di Autorizzazione dei bonifici aggiungerà un ulteriore controllo sull'esecuzione dei pagamenti. Le procedure esistenti continueranno a gestire la validazione a livello aziendale, mentre la policy di Autorizzazione dei bonifici regolerà il momento in cui il denaro esce effettivamente dal tuo conto.

Quali tipi di bonifici sono coperti dalla policy di doppia autorizzazione?

Attualmente, la policy di Autorizzazione dei bonifici si applica ai seguenti tipi di pagamento in uscita:

  • Bonifici SEPA: bonifici standard in euro verso fornitori, venditori o qualsiasi altro destinatario esterno
  • Bonifici SEPA creati tramite caricamento di una fattura: pagamenti avviati caricando la fattura di un fornitore
  • Rimborsi delle note spese: rimborsi delle note spese dei collaboratori elaborati come bonifici
  • Bonifici internazionali: pagamenti transfrontalieri non SEPA (funzionalità in arrivo)
  • Bonifici multipli: più pagamenti elaborati in un unico lotto (funzionalità in arrivo)

Le stesse regole di soglia e approvazione si applicano a tutti i tipi di bonifico coperti—al momento non è possibile impostare policy diverse per ciascun tipo di pagamento.

Capire quali bonifici richiedono l'approvazione ti aiuta a progettare procedure che bilancino sicurezza ed efficienza operativa per i pagamenti di routine.

Quali sono le informazioni principali che dovrei conoscere?

Anche se la policy di doppia autorizzazione offre solidi controlli finanziari, ecco alcune informazioni importanti e dettagli pratici per aiutarti a capire cosa puoi e non puoi fare:

Configurazione e accesso:

  • La configurazione e la modifica della policy sono possibili solo da 💻 web—non puoi configurare le policy di pagamento dall'app mobile (anche se le approvazioni funzionano su entrambe le piattaforme)
  • La separazione dei compiti viene applicata rigorosamente tra chi avvia il bonifico e la persona che esegue infine il pagamento—se hai avviato un bonifico, sarai bloccato all'ultimo passaggio di esecuzione del pagamento anche se sei idoneo ad approvarlo

Ambito e applicazione della policy:

  • La policy è non retroattiva—si applica solo ai nuovi bonifici creati dopo l'attivazione o l'aggiornamento della policy
  • Un'unica policy per tutti i bonifici coperti—non puoi creare policy diverse per tipi di pagamento diversi 

Separazione delle procedure di approvazione:

  • L'approvazione aziendale e l'esecuzione del pagamento sono due passaggi distinti: validare un documento come la fattura di un fornitore è diverso dall'eseguire il pagamento
  • Puoi configurare persone diverse per la validazione aziendale (approvazione della fattura) e per l'esecuzione del pagamento (rilascio dei fondi)
  • Questo garantisce una netta separazione dei compiti sia a livello di decisione aziendale che di controllo finanziario

Consiglio pratico: assegna almeno due persone all'ultimo passaggio di approvazione della tua procedura di Autorizzazione dei bonifici, per garantire che i pagamenti possano sempre procedere anche quando una persona che approva non è disponibile.