Cambiare fornitore di addebiti diretti SEPA non significa ricominciare da zero con i mandati dei tuoi clienti. Qonto ti consente di importare in blocco i mandati SEPA esistenti, così potrai continuare a riscuotere i pagamenti senza interruzioni.
Quando trasferisci i tuoi mandati, Qonto li aggiorna automaticamente con le nuove informazioni richieste, come il tuo SEPA Creditor Identifier, durante il primo incasso. I tuoi clienti non dovranno firmare nuovi mandati, anche se dovrai ricreare manualmente in Qonto eventuali piani di pagamento in corso.
Questa funzione è disponibile per tutti gli utenti Qonto che hanno attivato l'addebito diretto SEPA sul proprio conto, accessibile tramite l'app web 💻
Cosa devo sapere prima di importare i miei mandati?
Prima di avviare il processo di importazione, assicurati di avere:
- I dati relativi ai mandati esistenti dal tuo precedente fornitore in formato strutturato. Se non disponi di questo file, contatta il servizio clienti del tuo precedente fornitore e richiedi un file per migrare i tuoi mandati
- Accordo con il tuo precedente fornitore sulla data di transizione per il trasferimento dei mandati
- Il tuo nuovo SEPA Creditor Identifier fornito da Qonto (che trovi nelle impostazioni dell'addebito diretto)
☝️ Importante: I piani di pagamento o gli abbonamenti in corso non verranno trasferiti automaticamente. Dovrai ricrearli manualmente in Qonto dopo aver importato i tuoi mandati, ma i tuoi clienti non dovranno firmare nuovi mandati.
⚠️ Nota sul trasferimento: quando si effettua il trasferimento da un altro fornitore, la migrazione del mandato e la modifica SCI diventano effettive dopo aver creato il primo incasso con il mandato trasferito su Qonto.
Come informo i miei clienti del cambio di fornitore?
Le norme SEPA relative agli addebiti diretti richiedono di informare i clienti prima di cambiare fornitore.
La tua comunicazione deve includere:
- Il nome del tuo nuovo fornitore (Qonto)
- Eventuali aggiornamenti al riferimento del mandato
- Il tuo vecchio e il tuo nuovo SEPA Creditor Identifier
- La data di entrata in vigore della transizione
Utilizza i tuoi canali di comunicazione abituali (e-mail, newsletter, posta ordinaria) per raggiungere i clienti. Ecco un modello che puoi adattare:
Gentile [nome_cliente],
Le scriviamo per informarla che [nome_commerciante] elaborerà ora gli addebiti diretti SEPA tramite Qonto.
Il suo mandato esistente rimane valido e non è richiesta alcuna azione da parte Sua.
A partire da [data_effettiva], i tuoi futuri addebiti appariranno con:
- Nome del creditore: [nome_commerciante]
- Identificativo del creditore: [nuovo_identificativo_creditore]
- Riferimento del mandato: [riferimento_mandato]
I tuoi diritti relativi agli addebiti diretti SEPA rimangono invariati.
Per qualsiasi domanda, contatta [nome_commerciante] all'indirizzo [email_assistenza].
Come preparo il mio file CSV per l'importazione?
Scarica il modello CSV direttamente dalla tua app Qonto:
- Vai su Conto business > Addebiti diretti in entrata
- Clicca su Gestisci mandati dei clienti
- Seleziona Importa e scarica il modello
Il tuo file CSV deve soddisfare i seguenti requisiti:
- Formato file: file CSV valido, codificato UTF-8, con tutte le intestazioni delle colonne richieste
- Dimensione file: massimo 15 MB
- Qualità dei dati: nessun cliente duplicato (stesso nome e indirizzo e-mail) o riferimenti duplicati
- Tipo di cliente: ogni riga deve rappresentare un individuo o un'azienda, non entrambi
☝️ Importante: Il caricamento di questo file creerà clienti e mandati. Se hai già clienti esistenti, assicurati di utilizzare gli stessi nomi e indirizzi e-mail per evitare di creare duplicati.
Quali informazioni sono richieste per ciascun mandato?
Ogni mandato nel tuo file CSV deve includere informazioni specifiche sul cliente e sul mandato.
Per i clienti individuali:
- first_name e last_name — obbligatorio
- company_name — deve essere vuoto
- email — obbligatorio, formato valido, max 256 caratteri
- country_code — obbligatorio, 2 lettere maiuscole (ad es. FR, DE, ES, IT), deve essere un paese SEPA
- city — obbligatorio, massimo 35 caratteri
- locale — obbligatorio, 2 lettere minuscole (ad es. fr, de, en, es, pt, it, nl)
- iban — obbligatorio, deve superare la convalida IBAN
Per i clienti aziendali:
- company_name — obbligatorio
- first_name e last_name — deve essere vuoto
- Tutti gli altri campi seguono gli stessi requisiti dei clienti individuali
Dettagli del mandato:
- signature_date — obbligatorio, formati accettati: YYYY-MM-DD o DD/MM/YYYY, deve essere una data passata valida
- unique_mandate_reference — obbligatorio, massimo 35 caratteri, deve essere unico nel tuo file e nell'account Qonto
- creditor_identifier — obbligatorio, deve seguire il formato del SEPA Creditor Identifier
⚠️ Se stai modificando lo SCI (migrazione da un altro fornitore): utilizza in questo campo il creditor_identifier del tuo precedente fornitore, nonché il mandate.creditor_name originale. La migrazione al tuo nuovo SCI Qonto verrà elaborato automaticamente durante il primo incasso.
Cosa succede se il mio file contiene errori?
Dopo aver caricato il tuo file CSV, Qonto convalida tutte le voci ed elabora l'importazione.
Se il tuo file contiene errori, riceverai un'e-mail con un CSV che elenca tutti i problemi riscontrati. Tutti i mandati importati con successo appariranno immediatamente nella sezione Mandati dei clienti.
Codici di errore e relativa spiegazione:
-
csv_header_read: Impossibile leggere l'intestazione CSV. Assicurati di utilizzare il modello ufficiale e che il file sia un CSV UTF-8 valido. -
csv_row_malformed: Una riga è malformata o contiene caratteri non validi. Verificare la presenza di virgolette mancanti, virgole extra o caratteri non supportati. -
csv_invalid_columns: La riga non contiene il numero previsto di colonne. Assicurarsi che tutte le colonne richieste siano presenti e ordinate correttamente. -
invalid_email_format: Il formato dell'indirizzo e-mail non è valido (esempio: name@example.com). -
invalid_country_code: Il codice paese deve essere composto da 2 lettere (ad esempio IT, FR, DE). -
invalid_locale: Il codice locale deve essere composto da due lettere (ad esempio IT, FR, DE). -
city_too_long: La città supera la lunghezza massima di 35 caratteri. -
umr_too_long: Il riferimento unico del mandato supera i 35 caratteri. -
invalid_creditor_id: L'identificativo del creditore non rispetta il formato SEPA Creditor Identifier. -
missing_client_name: È necessario inserire il nome del cliente (nome e cognome o ragione sociale). -
both_individual_and_company: Un cliente non può essere sia una persona fisica che una società. Inserisci il nome della persona fisica o il nome della società, non entrambi. -
invalid_iban: Il formato IBAN non è valido. -
country_not_sepa: Il codice paese non fa parte della zona SEPA. -
sdd_not_enabled: L'IBAN non supporta l'addebito diretto SEPA. -
invalid_date: La data della firma non è valida. -
future_date: La data della firma non può essere futura. -
duplicate_umr: Il riferimento unico del mandato è già presente nel tuo account Qonto. -
client_creation_failed: Impossibile creare il cliente. Verificare le informazioni relative al cliente e riprovare. -
internal_error: Si è verificato un errore interno durante l'elaborazione della riga. Se il problema persiste, contatta l'assistenza.
Per correggere gli errori:
- Scarica il report degli errori in formato CSV dall'e-mail
- Correggi i problemi nel file originale
- Carica nuovamente il file corretto
I mandati importati con successo sono già attivi: è sufficiente ricaricare le righe che presentavano errori.
Se hai bisogno di aiuto durante il processo di importazione, il nostro team di assistenza è a tua disposizione: support@qonto.com