Per le aziende con flussi di vendita avanzati, il percorso che va dal primo contatto con il cliente alla generazione del preventivo, così come il calcolo di ricavi e profitti, è spesso complesso e articolato, e coinvolge molteplici fasi di negoziazione. Fino a oggi, la gestione di vendite, preventivi, ricavi e calcolo dei profitti è stata un processo frammentato, che ha comportato attività manuali e inefficienze in grado di rallentare il ciclo di vendita.
Per rispondere a queste sfide, Qonto ha introdotto Projects: una soluzione centralizzata che riunisce preventivi, fatture e informazioni sui clienti e offre strumenti integrati sia per il calcolo dei ricavi che dei profitti in un unico posto. Projects ti permette di monitorare e gestire facilmente le opportunità di vendita, dalle fasi iniziali fino al completamento del pagamento.
Progetti è disponibile esclusivamente per gli utenti con estensione Gestione fatture ai clienti con ruoli di Owner, Admin o Manager che dispongono dei permessi per le fatture cliente. Questa funzionalità è accessibile in tutti i mercati tranne il Portogallo, con funzionalità complete disponibili su web e mobile.
Come funziona la funzionalità Progetti?
Per accedere a Progetti, naviga su Fatture > Progetti nell'app web di Qonto. Questa dashboard centralizzata offre una visione completa di tutti i tuoi progetti di vendita con le informazioni chiave visualizzate a colpo d'occhio:
Le informazioni del progetto includono il nome del progetto e il cliente associato, mentre il campo Stato offre 6 stati predefiniti con la possibilità di crearne di personalizzati.
- Pronto per il preventivo
- In attesa di risposta
- Pronto per la fatturazione
- In attesa di pagamento
- Pagato
- Perso
La funzione Azione suggerita ti notifica proattivamente i passaggi successivi consigliati in base ai documenti collegati, con notifiche settimanali inviate ogni lunedì alle 14:00 (questi suggerimenti possono essere eliminati se non rilevanti).
- Preventivo in scadenza tra x giorni
- Preventivo scaduto
- Preventivo approvato oggi
- Fattura in scadenza tra x giorni
- Fattura scaduta
Le Note forniscono un campo opzionale per commenti o contesto aggiuntivi (> aggiungi note), mentre la sezione Documenti mostra il conteggio dei preventivi e delle fatture associate. Puoi creare e collegare documenti in tre modi: direttamente dalla sezione Progetti, collegando fatture o preventivi esistenti a un progetto, o dalla lista clienti durante la creazione di documenti.
La sezione Pagamenti si aggiorna automaticamente per mostrare il ricavo totale previsto, calcolato da tutte le fatture cliente collegate e dal loro stato di pagamento.
La Data di chiusura è un campo opzionale per il completamento del progetto, e Proprietario designa il membro del team assegnato (limitato ai ruoli Owner, Admin o Manager con permessi per le fatture cliente).
L'interfaccia include anche opzioni di filtro per Stato e Azione suggerita per aiutarti a trovare rapidamente i progetti rilevanti.
Come creo un nuovo progetto?
Creare un nuovo progetto è semplice - basta cliccare sul pulsante Crea progetto situato in alto a destra nella sezione Progetti. Questa flessibilità ti permette di organizzare efficacemente le tue opportunità di vendita, e puoi creare più progetti per lo stesso cliente per gestire diverse trattative od opportunità contemporaneamente.
💡 Puoi anche creare un nuovo progetto dalla sezione lista clienti.
Come funzionano gli stati personalizzati per i miei progetti?
Gli stati dei progetti ti aiutano a organizzare e monitorare la tua pipeline di vendita in base al tuo specifico flusso di lavoro. Mentre Qonto fornisce stati predefiniti che non possono essere eliminati, hai il pieno controllo sulla creazione di stati personalizzati che riflettono meglio i tuoi processi aziendali.
💡 Per aggiungere un nuovo stato, basta cliccare su + Aggiungi stato e definire lo stato che corrisponde alle tue esigenze, e puoi anche ordinare la sequenza per visualizzarli in modo che rifletta il tuo flusso di lavoro aziendale.
Gli stati personalizzati offrono flessibilità nella gestione del tuo flusso di lavoro, e puoi eliminarli in qualsiasi momento quando non sono più rilevanti per il tuo processo.
Tuttavia, è importante tenere presente che gli stati funzionano globalmente in tutto il sistema Progetti. Questo significa che se elimini uno stato personalizzato, verrà automaticamente rimosso da ogni progetto in cui era precedentemente utilizzato, quindi considera questo impatto prima di apportare modifiche.
L'assegnazione degli stati ai progetti è interamente manuale, dandoti il pieno controllo su come categorizzare e monitorare ogni opportunità. Questo approccio manuale garantisce che lo stato di ciascun progetto rifletta accuratamente la sua condizione attuale nel tuo processo di vendita.
Come posso aggiungere preventivi, fatture o spese a un progetto?
Per gestire tutti i documenti e le spese relative a un progetto, clicca prima sul progetto desiderato. Nella sezione Documenti e Spese, utilizza il pulsante + per aggiungere un preventivo, una fattura o una spesa. Le spese possono essere collegate a transazioni Qonto esistenti oppure create manualmente per costi sostenuti al di fuori di Qonto.
⚠️ Se successivamente paghi con Qonto una spesa inserita manualmente, elimina prima la voce manuale prima di collegare la transazione effettiva per evitare duplicati.
Cos’è la sezione Insights nei dettagli del progetto?
La sezione Insights mostra un riepilogo finanziario del tuo progetto:
- Profitto: ciò che rimane dopo aver sottratto le spese dai ricavi
- Ricavi: i pagamenti attesi dalle fatture cliente
- Spese: tutti i costi collegati al progetto