Concentra il tuo tempo solo sulle spese che contano. Concediti flessibilità, controlla solo ciò che conta. Semplifica la gestione delle spese con controlli avanzati. Ottimizza il tempo del tuo team concentrandoti solo sulle spese più rilevanti, mantenendo flessibilità e controllo dove conta di più.
Questa estensione è disponibile per Titolari e Admin, accessibile da 💻 web e 📱 mobile, per i clienti con i piani Essential, Business ed Enterprise.
Controllo spese del team ti dà un controllo avanzato sulle spese del team. Ecco cosa è incluso gratuitamente nel tuo piano e cosa richiede l’estensione:
| Funzionalità | Dove è disponibile |
|---|---|
| Impostazioni di base della carta (limiti giornalieri e per transazione) | Gratuito, tutti i piani |
| Carte virtuali, Digital advertising e Instant illimitate | Gratuite con i piani Business ed Enterprise (Essential: 50 gratuite, 1 € per ogni carta aggiuntiva) |
| Ruolo Collaboratore illimitato | Gratuito, tutti i piani |
| Permessi del ruolo Manager Basic (inviti al team, creazione di carte) | Gratuito dal piano Essential in su |
| Permessi avanzati del Manager | Estensione Controllo spese del team |
| Impostazioni avanzate della carta (categorie di spesa, giorni di utilizzo) | Estensione Controllo spese del team |
| Note spese | Gratuito dal piano Essential in su |
| Procedure di approvazione personalizzate, incluso il sistema di doppia autorizzazione a 4 occhi | Estensione Controllo spese del team |
| Gestione del budget per i team | Gratuito dal piano Essential in su |
| Centralizzazione dei giustificativi (Google Drive, caricamento multiplo, inoltro dei giustificativi) | Gratuito, tutti i piani |
| Spese di chilometraggio | Gratuito, tutti i piani |
| Scansione dei giustificativi | Gratuito, tutti i piani |
| Integrazione HRIS continua | Estensione Controllo spese del team |
| Promemoria per giustificativi mancanti / regole personalizzate per bloccare la carta in caso di giustificativi mancanti | Estensione Controllo spese del team |
| Rimborso delle spese personali | Gratuito, tutti i piani |
| Integrazione HRIS con configurazione una tantum | Estensione Controllo spese del team |
| Gestione degli abbonamenti (monitoraggio centralizzato, notifiche, cronologia) | Gratuito dai piani Premium ed Enterprise |
Quanto costa l’estensione Controllo spese del team?
L’estensione costa 49 €/mese fatturati mensilmente o 39 €/mese fatturati annualmente (IVA esclusa).
È disponibile per i piani Team (Essential, Business ed Enterprise).
Qual è la differenza tra i ruoli Manager Basic e Manager?
L’estensione introduce il ruolo Manager, che si basa sui permessi già inclusi nel ruolo Manager Basic.
Sia il ruolo Manager Basic sia il ruolo Manager seguono lo stesso flusso di configurazione: scegli un tipo di accesso (solo team o a livello di impresa), poi configura i permessi di conto, di spesa e di team. Il Manager mette a disposizione più controlli delegabili.
Al Manager Basic (incluso nei piani idonei) possono essere concessi:
- Accesso alle sole transazioni del team oppure a livello di impresa [Personalizzabile]
- Gestire clienti e fatture clienti [Personalizzabile]
- Creare, eliminare e modificare carte e controllare le richieste di carta [Personalizzabile]
- Effettuare bonifici e rimborsi [Personalizzabile]
- Gestire fornitori e fatture del fornitore [Personalizzabile]
- Invitare membri del team come Collaboratori [Personalizzabile]
Il Manager (richiede l’estensione) ha tutti i permessi del Manager Basic, più l’accesso a permessi aggiuntivi:
- Visualizzare saldi e IBAN dei conti selezionati e scaricare gli estratti conto [Personalizzabile]
- Gestire la contabilità [Personalizzabile]
- Impostare e sospendere i mandati di addebito diretto [Personalizzabile]
- Versare assegni [Personalizzabile]
Nota: quando aggiungi Controllo spese del team, i Manager Basic diventano automaticamente idonei ai permessi del Manager, ma richiedono un aggiornamento manuale dei permessi.
☝️ La differenza tra i ruoli è l’ambito dei permessi delegabili. Il Manager sblocca visibilità e controllo su contabilità, saldi dei conti e IBAN, mandati di addebito diretto e versamento di assegni: opzioni semplicemente non disponibili per il Manager Basic.
Cos’è una procedura di approvazione?
Una procedura di approvazione è un processo strutturato che gestisce le richieste di spesa dall’avvio alla decisione finale. Ti permette di definire chi deve controllare e approvare determinati tipi di spese, come bonifici, fatture del fornitore o richieste di rimborso, prima che vengano eseguite.
Puoi creare più procedure su misura per team, soglie o tipi di spesa diversi. Ogni procedura definisce chi approva, l’ordine di controllo e le condizioni che la attivano.
Per aggiungere un ulteriore livello di sicurezza ai pagamenti oltre alle procedure di approvazione, puoi anche attivare il sistema di doppia autorizzazione a 4 occhi (vedi la sezione successiva).
Per le istruzioni di configurazione, consulta il nostro articolo dedicato: Come modificare le procedure di approvazione per le richieste di bonifico, di rimborso e per le fatture del fornitore.
Questa funzione è disponibile con l’estensione Controllo spese del team.
Cos’è il sistema di doppia autorizzazione a 4 occhi?
Il sistema di doppia autorizzazione a 4 occhi è un controllo di sicurezza che garantisce che nessuna persona possa sia preparare sia eseguire un pagamento, nemmeno un Titolare o un Admin.
Funziona insieme alla procedura di approvazione: mentre questa gestisce l’approvazione di merito (controllo e approvazione di una richiesta), il sistema a 4 occhi garantisce che una seconda persona autorizzi sempre l’esecuzione finale del pagamento. Chi avvia o prepara un pagamento non può mai essere la persona che lo esegue.
Questo sistema si applica a:
- Bonifici
- Fatture del fornitore
- Note spese
Per le istruzioni di configurazione, consulta il nostro articolo dedicato: Come posso impostare un sistema di doppia autorizzazione per i pagamenti?
Disponibile con Controllo spese del team.
Come funziona la gestione del budget?
- Imposta i budget per ogni team
- Crea conti dedicati con IBAN specifici
- Tieni traccia delle spese per team, progetto o categoria di spesa
- Monitora l’utilizzo del budget in tempo reale
La gestione del budget per i team è inclusa dal piano Essential.
Cosa succede se rimuovo l’estensione?
La rimozione dell’estensione non influisce sull’accesso alle funzionalità standard di Qonto: il tuo conto continua a funzionare normalmente. Perderai l’accesso alle funzionalità esclusive di Controllo spese del team (impostazioni avanzate delle carte, procedure di approvazione personalizzate, permessi avanzati del Manager, blocco automatico in caso di giustificativi mancanti, integrazioni HR).
Ecco cosa cambia quando rimuovi l’estensione:
- Le procedure di approvazione vengono messe in pausa e tornano al formato standard
- I permessi avanzati del Manager tornano al livello Manager Basic
- Le integrazioni HRIS e le regole sui giustificativi mancanti vengono disattivate
Se l’estensione è fatturata mensilmente, puoi rimuoverla in qualsiasi momento e perderai l’accesso all’inizio del successivo ciclo di fatturazione. Se è fatturata annualmente, le funzionalità restano attive fino alla fine del periodo di fatturazione, senza rimborso per il periodo residuo.
Per gestire la tua estensione, vai su:
- 💻 Web: Impostazioni > Piano e fatture (nella sezione Attività) e seleziona l’estensione
- 📱 Mobile: Menu > Impostazioni > Piano (nella sezione Attività) e seleziona l’estensione