Tieni sotto controllo la conformità delle spese del tuo team con il blocco automatico delle carte quando mancano i giustificativi. Questa funzione permette a Titolari e Admin di impostare regole che ricordano ai membri del team di caricare i giustificativi e bloccano automaticamente le loro carte se ne mancano troppi.
Una funzione che blocca automaticamente le carte quando mancano i giustificativi, disponibile con l’estensione Controllo spese del team, per i piani Team.
La funzione è disponibile su 💻 web e 📱 mobile per i seguenti ruoli:
- Admin e Titolare: possono definire e gestire le regole di blocco
- Titolari della carta: sono soggetti alle regole se inclusi nella policy
💡 Da sapere: quando la funzione è attivata, tiene traccia solo dei giustificativi mancanti da quel momento in poi: non funziona retroattivamente.
Come posso impostare le regole sui giustificativi mancanti?
Vai direttamente alla sezione Regole sui giustificativi mancanti nel menu delle impostazioni:
- Dall’app web: ⚙ Impostazioni -> Regole sui giustificativi mancanti
- Dall’app mobile: Menu -> ⚙ Impostazioni -> Regole sui giustificativi mancanti
Imposta le regole per monitorare i giustificativi e ricordare al tuo team di caricarli in tempo, seguendo questi passaggi:
- Invia un promemoria settimanale a tutti i membri del team: ogni lunedì, tutti i membri del team che devono caricare un giustificativo per le proprie transazioni riceveranno un promemoria.
- Invia un riepilogo settimanale agli Admin: ogni venerdì, tutti gli Admin del conto riceveranno l’elenco delle transazioni ancora prive di giustificativo.
Blocca automaticamente le carte in caso di giustificativi mancanti: le carte dei membri del team verranno bloccate se non caricano i giustificativi delle transazioni in tempo. Puoi personalizzare:
- Segna i giustificativi come in ritardo dopo [X] giorni: il numero di giorni che possono passare dopo una transazione senza giustificativo prima che venga segnata come “in ritardo” (mancante).
- Blocca le carte dopo [X] giustificativi in ritardo: il numero di giustificativi in ritardo che un membro del team può accumulare prima che la sua carta venga bloccata automaticamente.
ℹ️ I membri del team e gli Admin riceveranno un avviso quando il limite si avvicina.
Potrai applicare queste regole a:
- Tutti i membri del team con una carta, oppure
- Una o più persone specifiche
Inoltre, puoi abilitare Applica automaticamente alle carte dei nuovi membri del team per includere nelle regole i futuri titolari della carta.
Come verrò avvisato se sono incluso nelle regole?
Riceverai un’email e una notifica push. A seconda della tua situazione, il messaggio sarà:
- “Assicurati di caricare sempre i giustificativi delle transazioni per evitare che la tua carta venga bloccata. Controlla le regole sui giustificativi”
- “La tua carta è stata bloccata perché hai raggiunto il limite di X giustificativi in ritardo impostato dalle regole sui giustificativi. Per sbloccarla, carica i giustificativi o contatta un Admin.”
- “Hai X transazioni con giustificativi in ritardo. Se raggiungi X, la tua carta verrà bloccata in base alle regole sui giustificativi.”
Come posso sapere se la mia carta sta per essere bloccata?
Riceverai un’email e una notifica push se le regole vengono modificate dal titolare del conto o da un Admin.
- 3 giorni prima del blocco della carta
- 1 giorno prima del blocco della carta
- Quando la carta viene bloccata
Come posso sbloccare le mie carte?
Sono disponibili due opzioni:
- Chiedi al tuo Admin o Titolare uno sblocco temporaneo (della durata di qualche minuto o ora)
- Carica i giustificativi in ritardo mancanti (la carta verrà sbloccata dopo l’elaborazione)
Come posso controllare quali transazioni non hanno un giustificativo?
Le trovi sia dall’app mobile sia da quella web:
- App mobile: vai su Transazioni → seleziona il filtro Giustificativi mancanti per vedere tutte le transazioni senza giustificativo.
- App web: vai su Conto business → Transazioni, poi seleziona il filtro Giustificativo e spunta Mancante per vedere tutte le transazioni senza giustificativo.