Per mantenere il controllo mentre deleghi le spese del team e i pagamenti delle fatture, puoi utilizzare procedure di approvazione multilivello. Inoltre, per qualsiasi bonifico in uscita, puoi configurare una politica di doppia approvazione (4-eyes) per assicurarti che nessun pagamento venga effettuato senza che almeno 2 persone lo abbiano verificato.
Questa funzionalità ti sarà utile se hai bisogno di delegare compiti come il rimborso delle note spese e il pagamento delle fatture, garantendo che la tua azienda possa crescere senza il rischio di spese eccessive.
Per clienti che hanno sottoscritto il piano dopo il 01/10/2024, fino al lancio della nuova offerta a ottobre, queste funzionalità restano disponibili con l'estensione di Gestione e controllo delle spese. Da ottobre, saranno disponibili con l'estensione Controllo spese del team, per i piani Team (Essential, Business, Enterprise).
Quali ruoli possono configurarla?
I ruoli Titolare e Admin possono configurare le procedure di approvazione solo sull'app web.
I ruoli Collaboratore, Commercialista e Manager (senza permessi di bonifico e/o rimborso) possono caricare fatture e inviare richieste di note spese e bonifici per l'approvazione.
Il Titolare, l'Admin e i Manager con ambito aziendale che dispongono del permesso di bonifico possono approvare e pagare le richieste.
Come personalizzo una procedura di approvazione?
Per garantire una corretta supervisione delle spese aziendali, segui i passaggi indicati di seguito.
- Dal tuo computer, vai su Impostazioni: vai alla sezione Personalizzazione degli strumenti e fai clic su Procedure di approvazione.
- Seleziona e modifica la procedura: scegli la procedura di approvazione che vuoi modificare, tra autorizzazione dei bonifici, fatture fornitori o note spese, poi fai clic su Modifica procedura.
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Definisci le regole della procedura: definisci le regole della procedura definendo prima il trigger (richiedente, importo o fornitore), poi specificando i ruoli/le persone che possono verificare e approvare la richiesta (validazione aziendale, valida per fatture fornitori e note spese), e infine chi può eseguire il pagamento (autorizzazione dei bonifici).
💡 Se non configuri un'autorizzazione dei bonifici, qualsiasi utente con permesso di pagamento (Titolare, Admin o Manager) potrà procedere con il pagamento della fattura fornitore o del rimborso spese una volta approvato.
💡 Se configuri più regole su trigger diversi (richiedente, importo), queste verranno applicate dall'alto verso il basso. Puoi riordinare le regole trascinandole nella posizione desiderata. - Assegna la procedura: la procedura verrà assegnata a tutti gli utenti che hanno inviato una richiesta e che soddisfano le condizioni definite nella procedura di approvazione.
Come configuro una politica dei 4-eyes?
La politica dei 4-eyes aggiunge una seconda approvazione obbligatoria prima che qualsiasi pagamento venga effettuato. Funziona in aggiunta alla tua procedura di approvazione e garantisce che la persona che prepara un pagamento non possa mai essere quella che lo esegue; questo vale per tutti i ruoli.
💡 Una volta configurata, si applica a tutti i bonifici: bonifico SEPA standard e istantaneo, bonifico SEPA multiplo, bonifico internazionale, così come al pagamento di una fattura fornitore o al rimborso di una nota spese.
Per attivarla:
- Dal tuo computer, vai su Impostazioni, vai a Personalizzazione degli strumenti, fai clic su Procedure di approvazione.
- Seleziona autorizzazione dei bonifici poi fai clic su Modifica procedura.
- Nelle regole della procedura, definisci una soglia di importo e/o un richiedente come trigger, poi definisci le fasi di Approvazione (opzionale) e infine la fase di Esecuzione (obbligatoria): è la persona che autorizzerà il bonifico.
- Quando definisci la fase di Esecuzione, la stessa persona o lo stesso ruolo non sarà disponibile per la selezione: è la politica dei 4-eyes in azione.
Una volta attiva, questa regola si applica a tutti gli utenti, inclusi Titolari e Admin.
💡 Suggerimento: se desideri escludere un utente dalla politica, ad esempio il Titolare dell'azienda, nella fase di trigger seleziona la regola del richiedente e fai clic su "non è nessuno di" poi seleziona il Titolare dell'azienda.
Dopo averla attivata, la modifica della politica dei 4-eyes richiede l'approvazione di un altro Titolare o Admin. Questo serve ad assicurarsi che nessuno possa eludere la regola modificandola al momento.
💡 Per maggiori dettagli sulla politica dei 4-eyes, consulta la nostra FAQ dedicata: Come configuro una politica dei 4-eyes per i pagamenti?
| ✅ Cosa posso fare? | ❌ Cosa non posso fare? |
| Creare regole di approvazione per richieste specifiche (bonifici, note spese o fatture fornitori) | |
| Configurare più livelli di approvatori | Non puoi creare più di una procedura di approvazione per categoria |
| Configurare regole di approvazione per fornitori o richiedenti specifici | Non è possibile creare notifiche personalizzate |
| Configurare regole per le fatture fornitori in base all'importo (soglia o intervallo) | Non esiste una procedura di approvazione dedicata per le spese con carta |
| Configurare regole su più parametri | La persona che prepara un pagamento non può essere la stessa persona che lo esegue (politica di doppia approvazione 4-eyes) |
| Configurare regole multi-condizione basate sia sul richiedente che sull'importo per i bonifici |