Come personalizzare i flussi di approvazione per le richieste di bonifici, rimborsi e pagamenti delle fatture dei fornitori?

Per mantenere il controllo delegando le spese del team e i pagamenti delle fatture, puoi utilizzare flussi di approvazione multi-livello e una politica di doppia approvazione a 4 occhi per mantenere il controllo su importi elevati da rimborsare o pagare con approvazioni configurabili.

Questa funzionalità ti sarà utile se hai bisogno di delegare compiti come le richieste di rimborso e il pagamento delle fatture, garantendo che la tua azienda possa crescere senza il rischio di spese eccessive e applicare la tua politica sulle spese.

A partire dal 01/10 queste funzionalità sono disponibili solo con l'Estensione di Gestione e controllo delle spese secondo le nuove tariffe (maggiori dettagli qui).

Quali ruoli possono configurarla?

I ruoli Titolare e Amministratore possono personalizzare un flusso di approvazione solo sulla app web.

I ruoli Dipendente, Commercialista e Manager (senza permessi di bonifico e/o rimborso) possono effettuare richieste di bonifico per l'approvazione.

I Manager con permesso di bonifico e/o rimborso possono inviare richieste per l'approvazione.

Come personalizzare un flusso di approvazione?

Segui i passaggi seguenti per gestire e controllare efficacemente le spese e i pagamenti della tua azienda attraverso un flusso di approvazione strutturato, garantendo che le spese elevate siano adeguatamente supervisionate.

• Dal tuo computer, vai su Impostazioni: naviga nella sezione Personalizzazione strumenti e clicca su Flussi di approvazione.
• Seleziona e modifica flusso: scegli il flusso di approvazione che vuoi modificare, sia richiesta di bonifico, rimborso o fatture fornitori, poi clicca su Modifica flusso.
• Imposta regole flusso: definisci le regole del flusso definendo prima il trigger (richiedente, importo o fornitore), poi specificando i ruoli/persona(e) che possono rivedere e approvare la richiesta (validazione aziendale), e infine chi può eseguire il pagamento (autorizzazione bonifico).
  • Questi due passaggi possono essere configurati indipendentemente e, se la politica a 4 occhi è abilitata, devono essere eseguiti da persone diverse
• Assegna flusso: il flusso sarà assegnato a tutti gli utenti che hanno inviato una richiesta (Dipendenti, Manager e Commercialisti senza permessi di bonifico o rimborso).

💡 Per le aziende con sede in Francia, le regole di approvazione si applicheranno anche ai rimborsi chilometrici.

👉 Nota bene: Se vuoi definire un intervallo di importo per le fatture fornitori devi impostare due regole per l'importo iniziale e finale. Inoltre, le regole non possono contraddirsi a vicenda.

Come configurare la politica di doppia approvazione a 4 occhi?

La politica di doppia approvazione a 4 occhi aggiunge una seconda firma obbligatoria prima che qualsiasi pagamento venga effettuato. Funziona in aggiunta al tuo flusso di approvazione e garantisce che la persona che prepara un pagamento non possa mai essere quella che lo esegue.

Per abilitarla:

• Dal tuo computer, vai su Impostazioni, naviga su Personalizzazione strumenti e clicca su Flussi di approvazione.
• Seleziona il flusso a cui vuoi applicare la politica (richiesta di bonifico, rimborso o fattura fornitore).
• Nelle regole del flusso, assegna una persona o ruolo al passaggio Approvazione.
• Quando definisci il passaggio Esecuzione, la stessa persona o ruolo non sarà disponibile per la selezione — questa è la politica a 4 occhi in azione.

Una volta attiva, questa regola si applica a tutti gli utenti — inclusi Titolari e Amministratori. Nessuno può aggirarla.

💡 Questa politica è disponibile per bonifici, fatture fornitori e note spese.

💡 Per maggiori dettagli sulla politica a 4 occhi, consulta la nostra FAQ dedicata