Per mantenere il controllo delle spese del team e dei pagamenti delle fatture, quando deleghi tali compiti, è possibile utilizzare flussi di approvazione multilivello. In questo modo puoi avere il controllo su rimborsi o pagamenti di importi significativi con approvazioni personalizzate.
Questa funzionalità ti risulterà particolarmente utile se hai bisogno di delegare compiti come l’approvazione di richieste di rimborso e i pagamenti delle fatture, garantendo così che la tua azienda possa crescere senza il rischio di superare il budget e applicando sempre la tua politica di spesa. Questa funzionalità è disponibile esclusivamente per i piani Business e Enterprise.
A partire dal 01/10 queste funzionalità sono disponibili solo con l'Estensione di Gestione e controllo delle spese secondo le nuove tariffe (maggiori dettagli qui).
Quali sono i ruoli che possono configurarla?
Il Titolare del conto e l’Amministratore hanno la possibilità di creare un processo di approvazione personalizzato tramite l'applicazione web.
I ruoli di Impiegato, Commercialista e Manager senza permessi di bonifico e/o rimborso possono effettuare richieste di bonifico per l'approvazione.
I Manager, che dispongono dei permessi per bonifici e/o rimborsi, possono inviare richieste per l'approvazione.
Per le fatture dei fornitori: i Manager e i Dipendenti possono solo caricare le fatture e visualizzare lo stato dei documenti caricati.
Come posso personalizzare il processo?
Per gestire e monitorare efficacemente le spese e i pagamenti della tua azienda, con un processo di approvazione strutturato, assicurando una supervisione adeguata per gli importi più grandi, segui questi passaggi:
- Dal tuo computer, accedi alle Impostazioni: naviga alla sezione di Strumenti personalizzati e clicca su Procedure di approvazione.
- Seleziona e modifica la procedura: scegli la procedura di approvazione che desideri modificare, sia questa per una richiesta di bonifico, per un rimborso o di fatture dei fornitori, poi clicca sull’icona con la matita.
- Imposta le regole del flusso:definisci le regole del flusso di lavoro stabilendo prima il richiedente, importo o fornitore e poi specificando i ruoli/persona(e) che possono approvare le richieste ed effettuare il pagamento finale.
- Assegna il flusso: il flusso sarà assegnato a tutti gli utenti che hanno inviato una richiesta (Impiegato, Manager e Commercialista senza permessi di bonifici o rimborso).
💡Per le aziende con sede in Francia, si applicheranno anche regole di approvazione per i rimborsi chilometrici.
| ✅ Cosa è possibile fare? | ❌ Cosa non è possibile fare? |
| Posso creare processi di approvazione per richieste specifiche (bonifici, rimborsi, fatture dei fornitori) | Non posso approvare altri tipi di richieste (bonifici multipli, carte virtuali, carte istantanee) |
| Posso impostare più livelli di approvazione | Non posso creare più di un processo di approvazione per categoria |
|
Imposta regole di approvazione per fornitori o richiedenti specifici. |
L'attivazione di condizioni multiple non è supportata. |
| Non è possibile creare notifiche personalizzate |
|
|
Non è possibile creare un processo di approvazione per i rimborsi chilometrici |