Ricerca

Come impostare una fattura ricorrente?

  • Aggiornato

Ora puoi facilmente configurare e creare fatture ricorrenti automatiche per i tuoi clienti con una frequenza specifica (settimanale, mensile, trimestrale, annuale o personalizzata) direttamente dal tuo conto Qonto per rendere il processo di fatturazione più efficiente e meno dispendioso in termini di tempo.

 

A partire dal 01/10 queste funzionalità sono disponibili con l'Add-on Gestione Spese secondo il nuovo piano tariffario (maggiori dettagli qui) e possono essere accessibili utilizzando l'app web 💻 da parte di Proprietari e Amministratori.

 

Nota: Gli utenti su dispositivi mobili potranno vedere la nota informativa che dice: "Questa fattura è stata creata automaticamente come parte di una fattura ricorrente."

 

 

Configurazione della fattura ricorrente

Puoi accedere a questa funzionalità da Fatture > Clienti > Fatture ricorrenti. Quando configuri una fattura ricorrente, devi selezionare:

  • Data di inizio: indica l'inizio della ricorrenza (cioè quando verrà creata la prima fattura).

  • Data di fine: indica la fine della ricorrenza (opzionale). Se non selezioni una data di fine, le fatture continueranno a essere create a tempo indeterminato fino a quando non deciderai di sospendere o annullare la fattura ricorrente.

  • Frequenza: indica con quale frequenza vengono create le fatture (settimanale, mensile, trimestrale, annuale o con frequenza personalizzata).

  • Termini di pagamento: indica la data di scadenza di ogni fattura creata. Ad esempio, se i termini di pagamento sono di 15 giorni, ogni fattura dovrà essere pagata entro 15 giorni dalla data di emissione.

  • Dettagli email: qui puoi inserire l'indirizzo email del destinatario (o gli indirizzi) e l'oggetto e il messaggio dell'email che verranno utilizzati quando ogni fattura viene inviata automaticamente.

  • I dettagli del cliente, dei prodotti e servizi e del pagamento rimangono invariati rispetto alle normali fatture una tantum ⚠️ Le fatture create automaticamente avranno tutte lo stesso importo, ma la fattura ricorrente può essere modificata durante il periodo di fatturazione.

Le singole fatture create da una fattura ricorrente saranno elencate insieme alle normali fatture una tantum. Saranno identificate con un'informativa che dice: "Questa fattura è stata creata automaticamente come parte di una fattura ricorrente."

 

☝️ Buono a sapersi: Questa funzionalità sarà disponibile solo sull'app web, ma gli utenti su dispositivi mobili potranno vedere l'informativa che dice: "Questa fattura è stata creata automaticamente come parte di una fattura ricorrente."

 

 

Quali sono i diversi stati delle fatture ricorrenti e quali azioni posso intraprendere?

Le fatture ricorrenti hanno 5 stati:

  • Attiva → questa è una fattura ricorrente attualmente in esecuzione

  • Sospesa → questa è una fattura ricorrente che è stata messa in pausa

  • Programmata → questa è una fattura ricorrente che ha una data di inizio nel futuro

  • Completata → questa è una fattura ricorrente che è terminata

  • Annullata → questa è una fattura ricorrente che è stata annullata

 

Puoi eseguire solo alcune azioni se la fattura ricorrente ha gli stati Attiva, Sospesa o Programmata:

  • Modifica → Puoi modificare le fatture ricorrenti Attive, Sospese o Programmate.

  • Sospendi → Puoi sospendere le fatture ricorrenti Attive. Non verranno create fatture mentre una fattura ricorrente è sospesa. Alla data di fine, la fattura ricorrente passerà allo stato Completata.

  • Riattiva → Puoi riattivare le fatture ricorrenti Sospese. Riattivando una fattura ricorrente, riprenderemo a creare fatture.

  • Annulla → Puoi annullare le fatture ricorrenti Attive, Sospese e Programmate. Annullando una fattura ricorrente, interrompiamo la creazione di fatture.

  • Puoi anche visualizzare tutte le fatture create da una fattura ricorrente e il loro stato (Pagata, Da pagare, Annullata) facendo clic sulla riga della tabella e aprendo il pannello laterale destro.

 

 

💡 Come funziona l'incasso tramite addebito diretto sulle fatture ricorrenti

1. Una volta configurata una fattura ricorrente, dovrai impostare il tuo addebito diretto ricorrente nel passaggio successivo. Per farti risparmiare tempo, precompileremo l'importo, la data di scadenza della prima riscossione e la frequenza dai dettagli della tua fattura ricorrente.

2. Inserisci un riferimento per la transazione.

3. Successivamente, assegna un mandato all'addebito diretto:

- Se il tuo cliente ha uno o più mandati attivi, li troverai elencati nel menu a discesa. Altrimenti, puoi scegliere di crearne uno nuovo. Ricorda che inizieremo ad addebitare il tuo cliente solo dopo che avrà firmato il mandato.

  • Se il tuo cliente non ha mandati attivi, ne creeremo e richiederemo uno per te.

4. Infine, fai clic su Conferma e il tuo addebito diretto ricorrente sarà configurato.

Le singole fatture create da una fattura ricorrente saranno elencate insieme alle normali fatture una tantum. Saranno identificate con una nota informativa che dice: "Questa fattura è stata creata automaticamente come parte di una fattura ricorrente."

Nota: Hai anche l'opzione di generare le tue fatture ricorrenti come bozze, che ti permette di rivedere e modificare ogni fattura prima di inviarla. Una volta che sei soddisfatto dei dettagli, puoi cambiare manualmente il loro stato in "Da pagare" e inviarle ai tuoi clienti. Le troverai insieme alle tue fatture una tantum nella sezione Fatture ai clienti.

Questa opzione è particolarmente utile se vuoi controllare ogni fattura ricorrente o modificare alcuni elementi prima dell'invio.

 

Quali sono i diversi stati delle fatture ricorrenti e quali azioni posso intraprendere?

Le fatture ricorrenti hanno 5 stati:

  • Attiva → questa è una fattura ricorrente attualmente in esecuzione
  • Sospesa → questa è una fattura ricorrente che è stata messa in pausa
  • Programmata → questa è una fattura ricorrente che ha una data di inizio nel futuro
  • Completata → questa è una fattura ricorrente che è terminata
  • Annullata → questa è una fattura ricorrente che è stata annullata

Puoi eseguire solo alcune azioni se la fattura ricorrente ha gli stati Attiva, Sospesa o Programmata:

  • Modifica → Puoi modificare le fatture ricorrenti Attive, Sospese o Programmate.
  • Sospendi → Puoi sospendere le fatture ricorrenti Attive. Non verranno create fatture mentre una fattura ricorrente è sospesa. Alla data di fine, la fattura ricorrente passerà allo stato Completata.
  • Riattiva → Puoi riattivare le fatture ricorrenti Sospese. Riattivando una fattura ricorrente, riprenderemo a creare fatture.
  • Annulla → Puoi annullare le fatture ricorrenti Attive, Sospese e Programmate. Annullando una fattura ricorrente, interrompiamo la creazione di fatture.
  • Puoi anche visualizzare tutte le fatture create da una fattura ricorrente e il loro stato (Pagata, Da pagare, Annullata) facendo clic sulla riga della tabella e aprendo il pannello laterale destro.

Di cosa devo tenere conto quando gestisco le mie fatture ricorrenti?

⚠️ Importante: Se hai bisogno di mettere in pausa una fattura ricorrente, dovresti annullarla o sospenderla il giorno prima dell'emissione della prossima fattura. Questo ti eviterà di doverla annullare manualmente.

  • Non puoi modificare la data di inizio o la frequenza di una fattura ricorrente Attiva o Sospesa.
  • Se elimini un cliente che è utilizzato in una fattura ricorrente Attiva, Sospesa o Programmata, contrassegneremo questa fattura ricorrente come Annullata.
  • Se il conto della tua azienda viene chiuso, tutte le fatture ricorrenti Attive, Sospese o Programmate saranno contrassegnate come Annullate.
  • Per le fatture ricorrenti, applichiamo la numerazione automatica. Ciò significa che, se hai una fattura ricorrente che è Attiva, Sospesa o Programmata, non potrai passare dalla numerazione automatica a quella manuale quando vorrai creare fatture o preventivi una tantum. Se non hai fatture ricorrenti o tutte le fatture ricorrenti sono Completate o Annullate, potrai nuovamente passare tra le due modalità di numerazione.

🇮🇹 Nota: Per le aziende italiane, le fatture create automaticamente come parte di una fattura ricorrente non sono diverse dalle normali fatture una tantum e vengono, quindi, inoltrate direttamente allo SDI, per rispettare i requisiti di fatturazione elettronica per l'Italia.