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Come impostare una fattura ricorrente?

  • Aggiornato

Ora puoi facilmente configurare e creare fatture ricorrenti automatiche per i tuoi clienti con una frequenza specifica (settimanale, mensile, trimestrale, annuale o frequenza personalizzata) direttamente dal tuo account Qonto per rendere il tuo processo di fatturazione più efficiente e meno dispendioso in termini di tempo.

A partire dal 01/10 queste funzionalità sono disponibili con l'Estensione Gestione fatture ai clienti

secondo il nuovo piano tariffario (maggiori dettagli qui) e possono essere accessibili utilizzando l'app web 💻 da parte di Proprietari e Amministratori.

Nota: Gli utenti su dispositivi mobili potranno vedere la nota informativa che dice: 'Questa fattura è stata creata automaticamente come parte di una fattura ricorrente.'

Configurare la tua fattura ricorrente

Puoi creare una fattura ricorrente in due modi:

  1. Da Fatture > sezione Fatture clienti > clicca su "Nuova Fattura" e contrassegnala come ricorrente
  2. Da Fatture > sezione Fatture ricorrenti > clicca su "Nuova Fattura"

Quando configuri una fattura ricorrente, devi selezionare:

  • Ricorrenza: Ricorrente
  • Data di inizio: indica l'inizio della ricorrenza. La data di inizio può essere futura. Se selezioni una data di inizio futura, la prima fattura verrà creata con data di emissione futura e sarà inviata alla data futura. Le fatture successive verranno create in base alla ricorrenza e alla data di inizio. Esempio: Se crei fatture ricorrenti mensili il 15 marzo, con data di inizio il 1° aprile: il 15 marzo creeremo la prima fattura con data di emissione 1° aprile, il 1° aprile la invieremo e il 1° maggio creeremo la seconda fattura
  • Data di fine: indica la fine della ricorrenza (facoltativa). Se non selezioni una data di fine, le fatture continueranno a essere create indefinitamente fino a quando non decidi di sospendere o annullare la fattura ricorrente.
  • Frequenza: Indica con quale frequenza verranno emesse le fatture (settimanale, mensile, trimestrale, annuale o personalizzata).
  • Aggiungi dati personalizzati: I dati personalizzati sono stringhe di testo speciali nel contesto della fatturazione che compilano automaticamente informazioni specifiche basate su regole o variabili predefinite. Questi dati ti consentono di creare fatture che si adattano a dati in continua evoluzione senza richiedere aggiornamenti manuali. Maggiori dettagli in Come utilizzare date personalizzate?
  • Termini di pagamento: indica la data di scadenza di ogni fattura creata. Ad esempio, se i termini di pagamento sono 15 giorni, ogni fattura dovrà essere pagata entro 15 giorni dalla data di emissione.
  • Metodi di pagamento: l'utente può scegliere tra pagamenti con carta di credito, pagamenti online (Apple Pay, PayPal), bonifico bancario e, se idoneo, addebiti diretti.
  • Dettagli email: qui puoi inserire l'indirizzo email del destinatario (o gli indirizzi) e l'oggetto e il messaggio email che verranno utilizzati quando ogni fattura viene inviata automaticamente. Puoi scegliere di creare e inviare automaticamente la fattura al tuo cliente, il che significa che la fattura verrà generata e inviata utilizzando il messaggio predefinito che hai scelto ogni volta che viene attivata la programmazione ricorrente senza richiedere alcun intervento manuale, oppure puoi scegliere di salvare la fattura come bozza, il che ti consente di rivedere, modificare i dettagli e modificare il contenuto dell'email prima che ogni fattura venga effettivamente inviata al tuo cliente. Verrai notificato via email una volta che la bozza della fattura è stata creata ed è pronta per essere finalizzata.
  • Dettagli di pagamento: proprio come con le fatture clienti una tantum, puoi scegliere tra pagamenti con carta di credito, pagamenti online (Apple Pay, PayPal) e bonifico bancario. Inoltre se sei idoneo per la riscossione tramite addebito diretto, puoi abilitare l'opzione per addebitare automaticamente il tuo cliente. Scopri di più sull'idoneità.

Le singole fatture create da una fattura ricorrente verranno elencate insieme alle normali fatture una tantum (sezione Fatture clienti ). Saranno identificate con una nota informativa che dice: 'Questa fattura è stata creata automaticamente come parte di una fattura ricorrente.

💡 L'addebito diretto rende la riscossione dei pagamenti dalle fatture ricorrenti senza sforzo.

Ecco come funziona:

1. Configurazione della riscossione automatica

Quando selezioni l'addebito diretto come metodo di riscossione durante la creazione della fattura, gestiamo automaticamente il processo di riscossione per te - non è necessario creare manualmente le riscossioni per le fatture

2. Assegnazione di un mandato di addebito diretto

Durante la creazione della fattura, ti verrà chiesto di assegnare un mandato alla riscossione tramite addebito diretto:

  • Mandato esistente: Se il tuo cliente ha uno o più mandati attivi, appariranno nel menu a tendina per consentirti di selezionare.
  • Nuovo mandato: Se non esiste alcun mandato attivo, puoi crearne uno nuovo direttamente.

Importante: La riscossione inizierà solo dopo che il tuo cliente avrà firmato il mandato.

Quali sono i diversi stati delle fatture ricorrenti e quali azioni posso eseguire?

Le fatture ricorrenti hanno 5 stati:

  • Attiva → è una fattura ricorrente attualmente in esecuzione
  • Sospesa → è una fattura ricorrente che è stata messa in pausa
  • Programmata → è una fattura ricorrente che ha una data di inizio futura
  • Completata → è una fattura ricorrente che è terminata
  • Annullata → è una fattura ricorrente che è stata annullata

Puoi eseguire alcune azioni solo se la fattura ricorrente ha gli stati Attiva, Sospesa o Programmata :

  • Modifica → Puoi modificare le fatture ricorrenti Attive, Sospese o Programmate .
  • Sospendi → Puoi sospendere le fatture ricorrenti Attive . Non verranno create fatture mentre una fattura ricorrente è sospesa. Alla data di fine, la fattura ricorrente passerà a Completata.
  • Riattiva → Puoi riattivare le fatture ricorrenti Sospese . Riattivando una fattura ricorrente, riprenderemo a creare fatture.
  • Annulla → Puoi annullare le fatture ricorrenti Attive, Sospese e Programmate . Annullando una fattura ricorrente, interrompiamo la creazione di fatture.
  • Puoi anche visualizzare tutte le fatture create da una fattura ricorrente e il loro stato (Pagata, Da pagare, Annullata) cliccando sulla riga della tabella e aprendo il pannello sul lato destro.

 

Cosa devo tenere in considerazione quando gestisco le mie fatture ricorrenti?

⚠️ Importante: Se devi mettere in pausa una fattura ricorrente, dovresti annullarla o sospenderla il giorno prima dell'emissione della prossima fattura. Questo ti eviterà di doverla annullare manualmente.

  • Se elimini un cliente utilizzato in una fattura ricorrente Attiva, Sospesa o Programmata , contrassegneremo questa fattura ricorrente come Annullata.
  • Se l'account della tua azienda viene chiuso, tutte le fatture ricorrenti Attive, Sospese o Programmate verranno contrassegnate come Annullate.
  • Per le fatture ricorrenti, applichiamo la numerazione automatica. Questo significa che, se hai una fattura ricorrente che è Attiva, Sospesa o Programmata, non potrai passare tra numerazione automatica e numerazione manuale ogni volta che vuoi creare fatture una tantum o preventivi. Se non hai fatture ricorrenti o tutte le fatture ricorrenti sono Completate o Annullate, potrai quindi passare nuovamente tra le due modalità di numerazione.

🇮🇹 Nota: Per le aziende italiane, le fatture create automaticamente come parte di una fattura ricorrente non sono diverse dalle normali fatture una tantum e vengono, quindi, inoltrate direttamente all'SDI, per rispettare i requisiti di fatturazione elettronica per l'Italia.