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Come posso delegare in modo sicuro la gestione delle fatture dei fornitori al mio team?

  • Aggiornato

Gli Admin e i Titolari del conto possono concedere ai Manager l'accesso alla sezione Fatture dei fornitori

Quando il permesso per le Fatture dei fornitori è abilitato, il Manager può assistere nella raccolta, nella revisione e nel pagamento delle fatture dei fornitori (direttamente o richiedendo un pagamento). Se la tua organizzazione ha configurato una politica di doppia approvazione a 4 occhi, la persona che prepara una fattura non può essere la stessa che esegue il pagamento.

💡 Per maggiori dettagli sulla politica di doppia approvazione a 4 occhi, consulta la nostra FAQ dedicata

Ai Manager può essere concesso anche il permesso Caricare e impostare fatture dei fornitori per accedere, revisionare e gestire le fatture a livello aziendale, e approvare le richieste di pagamento dei Collaboratori (se hanno anche i permessi per effettuare bonifici)

Nota: Tutti i Collaboratori hanno automaticamente accesso per caricare le fatture dei fornitori, modificare i dettagli delle fatture che hanno caricato e creare richieste di pagamento da approvare - per maggiori informazioni su quale ruolo assegnare ai membri del team, visita Quali sono i diversi ruoli disponibili?

☝️ Il ruolo di Manager è disponibile solo nei piani Business e Enterprise.

Se hai sottoscritto il tuo piano dopo il 01/10/2024, il ruolo manager è suddiviso in due livelli di permessi: 

💡 Buono a sapersi: tutti i permessi di revisione e approvazione fanno parte esclusivamente del ruolo Advanced Manager.

 

Cosa può fare un Manager con il permesso per le Fatture dei fornitori

 

Da computer e da smartphone

  • Caricare le fatture con Drive, trascinamento o caricamento in blocco

  • Visualizzare, scaricare ed eliminare le fatture di tutta l'azienda

  • Modificare le informazioni in fattura estratte da Qonto (ad esempio, IBAN, nome del fornitore) e aggiungere i dettagli mancanti per preparare il pagamento

  • Pagare tramite bonifico tutte le fatture o fino ai limiti mensili o per singolo bonifico (impostati in precedenza) , a meno che la politica di doppia approvazione a 4 occhi non sia attiva; in tal caso, un'altra persona dovrà eseguire il pagamento

  • Richiedere il pagamento delle fatture in euro direttamente nella sezione Fatture dei fornitori, nei seguenti casi:

    • il Manager non ha il permesso di eseguire bonifici
    • l'importo della fattura supera il limite mensile o per singolo bonifico del Manager
    • la politica di doppia approvazione a 4 occhi è attiva, il che significa che la persona che ha preparato la fattura non può essere quella che esegue il pagamento — dovrà farlo un'altra persona autorizzata

    La richiesta verrà inviata per l'approvazione al Titolare del conto, all'Admin o al Manager autorizzato, che potrà esaminarla sia dalla sezione Fatture dei fornitori che dalla sezione Richieste.

Solo da computer

  • Contrassegnare le fatture come pagate e abbinarle a una transazione esistente

💡Per scoprire di più sulle Fatture dei fornitori e sul loro flusso di richieste, clicca qui.

 

Come posso consentire ai Manager di accedere alle Fatture dei fornitori?

  • Invita un nuovo Manager

     

    Per aggiungere un nuovo Manager e concedergli i permessi per le Fatture dei fornitori:

    1. Dalla barra di navigazione in basso a sinistra, clicca su Gestione utenti > Accesso utenti

    2. Clicca sul pulsante Invita un membro del team

    3. Seleziona Manager

    4. Seleziona tutta l'azienda come ambito del permesso. Solo i Manager con ambito a livello aziendale potranno accedere alla sezione Fatture dei fornitori

    5. Scegli i permessi di spesa

      • Abilita il permesso "Caricare e impostare fatture dei fornitori" per consentirgli di raccogliere e modificare le fatture dei fornitori e richiederne il pagamento

      • Abilita "Effettuare e approvare bonifici ed erogare rimborsi spese" per consentirgli di pagare direttamente le fatture dei fornitori.

        Nota: se imposti dei limiti di bonifico, al di sopra di tali limiti i bonifici richiederanno l'approvazione dell'Admin, del Titolare del conto o di un Manager

         

  • Attiva le Fatture dei fornitori per un Manager esistente con i permessi per l'intera azienda

     

    1. Dalla barra di navigazione in basso a sinistra, clicca su Gestione utenti > Accesso utenti

    2. Seleziona il Manager a cui vuoi applicare questo permesso

    3. In Permessi di spesa clicca sull'icona a forma di matita sulla destra

      • Abilita il permesso "Caricare e impostare fatture dei fornitori" per consentirgli di raccogliere e modificare le fatture dei fornitori e richiederne il pagamento

      • Abilita "Effettuare e approvare bonifici ed erogare rimborsi spese" per consentirgli di pagare direttamente le fatture dei fornitori.

        Nota: se imposti dei limiti di bonifico, al di sopra di tali limiti i bonifici richiederanno l'approvazione dell'Admin, del Titolare del conto o di un Manager

    4. Clicca su Conferma per applicare questi permessi

       

  • Attiva le Fatture dei fornitori per un Manager esistente con i permessi per l'ambito del team

     

    1. Dalla barra di navigazione in basso a sinistra, clicca su Gestione utenti > Accesso utenti

    2. Seleziona il Manager a cui vuoi applicare questo permesso

    3. In Ambito, se è indicato Team, clicca sull'icona a forma di matita sulla destra per modificare l'ambito del Manager in Tutta l'azienda.

    4. In Permessi di spesa clicca sull'icona a forma di matita sulla destra

      • Abilita il permesso "Caricare e impostare fatture dei fornitori" per consentirgli di raccogliere e modificare le fatture dei fornitori e richiederne il pagamento

      • Abilita "Effettuare e approvare bonifici ed erogare rimborsi spese" per consentirgli di pagare direttamente le fatture dei fornitori. Nota: se imposti dei limiti di bonifico, al di sopra di tali limiti i bonifici richiederanno l'approvazione dell'Admin, del Titolare del conto o di un Manager

    5. Clicca su Conferma per applicare questi permessi

 

Come posso revocare l'accesso alle Fatture dei fornitori a un Manager?

  1. Dalla barra di navigazione in basso a sinistra, clicca su Gestione utenti > Accesso utenti

  2. Seleziona il Manager di cui vuoi modificare i permessi

  3. In Permessi di spesa clicca sull'icona a forma di matita sulla destra

  4. Disabilita il permesso "Caricare e impostare fatture dei fornitori" per rimuovere l'accesso alla sezione Fatture dei fornitori

  5. Clicca su Conferma per applicare le modifiche