La funzione budget consente a Owner e Admin di impostare limiti di spesa per team e di assegnare un Manager per supervisionarne ciascuno ✨.
Le spese vengono tracciate in tempo reale man mano che i membri del team spendono, offrendoti piena visibilità sui costi del team senza bloccare i pagamenti.
Per i piani sottoscritti dopo il 01/10/2024, fino all'entrata in vigore del nuovo packaging a ottobre 2026, questa funzione rimane disponibile tramite gli attuali add-on Account Payable e Expense & Spend Management. Da ottobre 2026, la gestione del budget per i team sarà inclusa nei piani Essential+.
La creazione e la gestione del budget sono disponibili solo su 💻 web; i Manager possono visualizzare i budget assegnati sia su 💻 web che su 📱 mobile.
Cos'è la funzione budget e cosa posso fare con essa?
Da Spese del team > Budget, Owner e Admin possono:
- Creare un budget e assegnarlo a un team
- Tracciare in tempo reale le spese collegate a quel budget
- Assegnare un Manager per supervisionare e seguire il budget
Prima di creare un budget, tieni presente quanto segue:
- Puoi creare fino a un budget per team
- I budget possono essere impostati come mensili o globali (che coprono l'intero periodo)
- Un budget può includere fino a due periodi di 12 mesi, che possono sovrapporsi a cavallo degli anni solari
- I budget possono essere pianificati fino a 12 mesi in anticipo
☝️ Il raggiungimento o il superamento del limite di budget non blocca i pagamenti futuri — genera soltanto una notifica al Manager assegnato.
Qual è il ruolo di un Manager nei budget?
In qualità di Manager, sei responsabile della supervisione di un budget specifico assegnato al tuo team dall'Owner o dall'Admin. Il tuo ruolo è monitorare le spese, assicurarti che il team rimanga entro il budget e segnalare eventuali modifiche necessarie all'Owner o all'Admin.
Puoi visualizzare i budget assegnati e tracciare le spese in tempo reale, ma non puoi creare, modificare o archiviare i budget — queste azioni sono riservate a Owner e Admin.
Quali sono i ruoli su Qonto e quale devo assegnare?
Come accedo alla sezione Budget?
Su 💻 web:
- Vai su Spese del team > Budget
Su 📱 mobile:
- Vai su Menu
- Tocca Spese del team, poi Budget
☝️ I Manager vedranno solo i budget che sono stati loro assegnati da un Owner o da un Admin.
Come creo un budget?
Disponibile per Owner e Admin solo su 💻 web.
- Vai su Spese del team > Budget
- Clicca su Crea un budget (in alto a destra)
- Seleziona un team esistente e assegna un Manager — oppure crea un nuovo team cliccando su Crea un team
- Come faccio a creare e modificare i miei team?
- Definisci il periodo del budget e inserisci l'importo totale o mensile
- Clicca su Continua per confermare
Come modifico un budget?
Disponibile per Owner e Admin solo su 💻 web.
Puoi aggiornare il periodo e l'importo di un budget in qualsiasi momento.
- Vai su Spese del team > Budget
- Clicca sul budget, quindi seleziona Modifica budget (in alto a destra)
- Scegli un nuovo periodo o importo — puoi anche aggiungere un nuovo periodo di budget in questa fase
- Clicca su Salva
☝️ Non è possibile modificare la frequenza del budget (mensile ↔ globale) su un budget esistente. Per farlo, archivia il budget corrente, creane uno nuovo con la frequenza desiderata e riassegna manualmente le spese esistenti al nuovo budget.
Come archivio un budget?
Disponibile per Owner e Admin solo su 💻 web.
- Vai su Spese del team > Budget e clicca sul budget
- Clicca su Archivia (in alto a destra)
⚠️ L'archiviazione è permanente — tutti i dati collegati a quel budget non potranno essere recuperati una volta archiviati.
Come vengono assegnate le transazioni a un budget?
Una volta creato un budget per un team, le seguenti transazioni vengono
assegnate automaticamente ad esso:
- Pagamenti con carta effettuati dai membri del team
- Bonifici disposti dai membri del team
- Richieste di rimborso spese inviate dai membri del team
Ogni transazione viene assegnata al periodo di budget in cui è stata eseguita con successo. Le transazioni possono anche essere riassegnate manualmente in un secondo momento.
Come funziona il tracciamento del budget in tempo reale?
Non appena un membro del team effettua una transazione con la propria carta Qonto o tramite un bonifico, la spesa viene automaticamente scalata dal budget del team. Puoi visualizzare le transazioni di un budget e l'importo residuo assegnato semplicemente cliccando sul budget corrispondente nella sezione Budget. Puoi poi navigare per periodo per ulteriori dettagli.
Come riassegno manualmente una transazione a un budget diverso?
- Vai su Conto Business > Transazioni
- Clicca sulla transazione che vuoi riassegnare
- Nei dettagli della transazione, vai alla sezione Budget e seleziona il nuovo budget (oppure rimuovila da qualsiasi budget)
- Owner e Admin possono assegnare o riassegnare qualsiasi transazione a qualsiasi budget
- I Manager possono riassegnare le transazioni solo nell'ambito dei budget a loro assegnati
Un Manager può modificare il budget?
No — solo Owner e Admin possono creare o modificare i budget. Se ritieni che il budget debba essere aumentato o diminuito, segnalalo all'Owner o all'Admin responsabile delle finanze.
Cosa devo fare se il mio team sta per superare il budget?
Il raggiungimento o il superamento del limite di budget non blocca i pagamenti futuri, ma è importante agire tempestivamente. Rivedi le spese imminenti con il tuo team e determina quali sono necessarie. Se è necessaria una modifica, contatta l'Owner o l'Admin — solo loro possono modificare l'importo del budget.
Come funzionano le notifiche del budget?
I Manager di budget assegnati ricevono notifiche push ed e-mail a due soglie:
- Quando la spesa raggiunge l'80% dell'importo preventivato
- Quando la spesa raggiunge il 100% dell'importo preventivato
Le impostazioni delle notifiche possono essere personalizzate nelle impostazioni dell'app Qonto.