La funzionalità Budget consente a Titolari e Admin di impostare limiti di spesa per team e di assegnare un Manager che supervisioni ciascun budget.
Le spese vengono monitorate in tempo reale man mano che i membri del team le effettuano, così hai piena visibilità sui costi del team senza bloccare i pagamenti.
La gestione dei budget per i team è inclusa nel piano Essential e nei piani superiori.
La creazione e la gestione dei budget sono disponibili solo da web 💻. I Manager possono consultare i budget loro assegnati sia da web 💻 sia da mobile 📱.
Come creo un nuovo budget?
Da Spese > Budget, Titolari e Admin possono:
- Creare un budget e assegnarlo a un team
- Monitorare in tempo reale le spese collegate a quel budget
- Assegnare un Manager che supervisioni e segua il budget
- Modificare un budget in qualsiasi momento
- Archiviare i budget
Prima di creare un budget, tieni presente quanto segue:
- Puoi creare al massimo un budget per team
- I budget possono essere impostati come mensili o complessivi (per l'intero periodo)
- Un budget può includere fino a due periodi di 12 mesi, anche a cavallo di due anni solari
- I budget possono essere pianificati fino a 12 mesi in anticipo
Nota: raggiungere o superare il limite del budget non blocca i pagamenti futuri. Viene inviata solo una notifica al Manager assegnato o all'Admin/Titolare.
Qual è il ruolo di un Manager nei budget?
In qualità di Manager sei responsabile della supervisione di un budget specifico, assegnato al tuo team dal Titolare o da un Admin. Il tuo compito è monitorare le spese, assicurarti che il team rimanga entro il budget e segnalare al Titolare o all'Admin eventuali modifiche necessarie.
Puoi consultare i budget che ti sono stati assegnati e seguire le spese in tempo reale, ma non puoi creare, modificare né archiviare i budget. Queste azioni sono riservate a Titolari e Admin.
Per maggiori informazioni sui ruoli, consulta l'articolo dedicato Quali sono i diversi ruoli disponibili?
Come accedo alla sezione Budget?
Da web:
- Vai a Spese > Budget
Da mobile:
- Vai a Menu
- In Spese del team, tocca Budget
Nota: i Manager vedono solo i budget che sono stati loro assegnati da un Titolare o da un Admin.
Come creo un budget?
Disponibile per Titolari e Admin solo da web.
- Vai a Spese > Budget
- Clicca su Crea un budget (in alto a destra)
- Seleziona un team e, se vuoi, assegna uno o più Manager del team come responsabili del budget
- Nota: i responsabili del budget possono allocare le transazioni al budget e monitorare la spesa.
- Per maggiori informazioni su come creare i team, consulta l'articolo dedicato Come posso creare e modificare un team su Qonto?
- Definisci il periodo del budget
- Scegli tra un budget mensile e un budget complessivo. Potrai modificarlo e aggiungere nuovi periodi in un secondo momento
- Imposta l'importo complessivo o mensile
- Clicca su Crea un budget per confermare
Come modifico un budget?
Disponibile per Titolari e Admin solo da web.
Puoi modificare il periodo e l'importo di un budget in qualsiasi momento.
- Vai a Spese > Budget
- Clicca sul budget, poi seleziona Modifica budget (in alto a destra)
- Scegli un nuovo periodo o un nuovo importo. In questa fase puoi anche aggiungere un nuovo periodo al budget
- Clicca su Salva le modifiche
Nota: non è possibile cambiare la frequenza di un budget esistente (mensile ↔ complessivo). Per cambiarla, archivia il budget attuale, crea un nuovo budget con la frequenza desiderata e rialloca manualmente al nuovo budget le spese già registrate.
Come archivio un budget?
Disponibile per Titolari e Admin solo da web.
- Vai a Spese > Budget e clicca sul budget
- Clicca su Archivia budget (in alto a destra)
⚠️ L'archiviazione è definitiva. Una volta archiviato un budget, non è possibile recuperare i dati ad esso collegati.
Come vengono allocate le transazioni a un budget?
Una volta creato un budget per un team, le seguenti transazioni vengono
allocate automaticamente al budget:
- Pagamenti con carta effettuati dai membri del team
- Bonifici disposti dai membri del team
- Richieste di rimborso spese inviate dai membri del team
Ogni transazione viene allocata al periodo del budget in cui è stata eseguita con successo. Le transazioni possono anche essere riallocate manualmente in un secondo momento.
Come funziona il monitoraggio del budget in tempo reale?
Non appena un membro del team effettua una transazione con la propria carta Qonto o tramite bonifico, la spesa viene sottratta automaticamente dal budget del team. Per vedere le transazioni di un budget e l'importo residuo allocato, ti basta cliccare sul budget corrispondente nella sezione Budget. Poi puoi scorrere i periodi per consultare ulteriori dettagli.
Come rialloco manualmente una transazione a un altro budget?
- Vai a Conto business > Transazioni
- Clicca sulla transazione che vuoi riallocare
- Nei dettagli della transazione, vai alla sezione Budget e seleziona il nuovo budget (oppure rimuovila da qualsiasi budget)
- Titolari e Admin possono allocare o riallocare qualsiasi transazione a qualsiasi budget
- I Manager possono riallocare le transazioni solo all'interno dei budget a loro assegnati
Un Manager può modificare il budget?
No. Solo Titolari e Admin possono creare o modificare i budget. Se ritieni che il budget debba essere aumentato o ridotto, rivolgiti al Titolare o all'Admin che si occupa delle finanze.
Cosa devo fare se il mio team sta per superare il budget?
Raggiungere o superare il limite del budget non blocca i pagamenti futuri, ma è importante intervenire con tempestività. Esamina con il tuo team le spese in programma e stabilisci quali sono necessarie. Se serve una modifica, contatta il Titolare o l'Admin: solo loro possono modificare l'importo del budget.
Come funzionano le notifiche del budget?
I responsabili del budget assegnati ricevono notifiche push ed email a due soglie:
- Quando la spesa raggiunge l'80% dell'importo del budget
- Quando la spesa raggiunge il 100% dell'importo del budget
Puoi personalizzare le impostazioni delle notifiche nelle impostazioni dell'app Qonto.